Dalam konteks bisnis, ada surat resmi yang disebut sebagai surat bisnis atau business letter. Surat ini biasanya digunakan sebagai sarana komunikasi bisnis antar perusahaan atau individu yang memiliki keterikatan bisnis satu sama lain. Lalu apa itu surat bisnis bahasa Inggris dan bagaimana struktur serta seperti apa contohnya? Cari tahu selengkapnya dalam artikel berikut ini, yuk!
Table of Contents
Apa Itu Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Surat bisnis atau business letter merupakan jenis surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara resmi dalam konteks bisnis. Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi, membuat permintaan, memberikan penawaran, atau melakukan korespondensi terkait bisnis.
Business letter memiliki struktur dan format khusus mulai dari bagian atas surat hingga bagian paling bawahnya. Tujuannya adalah untuk menyampaikan pesan dengan jelas, profesional, dan dengan tata bahasa yang baik dan benar.
Surat bisnis dalam bahasa Inggris memiliki kegunaan yang sama dengan surat bisnis dalam bahasa Indonesia. Keduanya digunakan untuk memfasilitasi komunikasi resmi bagi individu atau perusahaan terkait dengan urusan bisnis.
Struktur Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Surat bisnis dalam bahasa Inggris memiliki struktur surat resmi yang sedikit berbeda dengan surat dalam bahasa Indonesia. Berikut adalah bagian-bagian surat bisnis bahasa Inggris:
1. Sender’s Information (Informasi Pengirim)
Berisi detail informasi tentang pengirim yang dapat berupa nama pengirim, jabatan, nama perusahaan, nomor telepon, alamat email, dan alamat perusahaan. Informasi ini membantu penerima mengidentifikasi pengirim surat dan memberikan rincian kontak untuk komunikasi selanjutnya.
2. Date (Tanggal)
Pada bagian bawah informasi tentang pengirim, kamu bisa menuliskan tanggal di mana kamu menulis surat tersebut. Biasanya format tanggal dalam surat bisnis dalam bahasa Inggris adalah “Month Day, Year”, misalnya May 15, 2023.
3. Recipient’s Information (Informasi Penerima)
Selanjutnya, ada informasi terkait dengan penerima yang bertujuan untuk memastikan surat ini benar ditujukan kepada penerima tersebut. Pada bagian ini biasanya dituliskan nama penerima, jabatan, nama perusahaan, alamat, kota, provinsi, dan kode pos.
4. Salutation (Salam Pembuka)
Surat bisnis dalam bahasa Inggris biasanya dibuka dengan salam formal, berikut adalah beberapa pilihan yang bisa kamu gunakan:
- Dear [First name Last name],
- Dear [Ms., Mrs., Mx. or Mr. Last name],
- Dear [First name], (hanya jika kamu mengenal penerima)
- To whom it may concern, (hanya jika kamu tidak mengenal nama atau jabatan secara spesifik)
5. Subject (Subjek)
Jika dibutuhkan, kamu bisa menambahkan subjek surat dengan cara yang ringkas dan spesifik untuk menjelaskan tujuan penulisan surat bisnis tersebut. Bagian ini tidak harus selalu berada di dalam badan surat, melainkan juga bisa dicantumkan di bagian subjek email.
Sudah Tahu Level Bahasa Inggrismu? Ikuti Placement Test Cakap untuk Mengetahuinya!
6. Body (Isi)
Pada surat bisnis dalam bahasa Inggris, isi surat dapat kamu bagi menjadi tiga atau empat paragraf yang terdiri dari:
- Opening: Perkenalan diri dan penyampaian maksud/tujuan penulisan surat
- Explanatory: Penjelasan lebih detail mengenai hal yang ingin disampaikan
- Closing: Penegasan kembali maksud penulisan surat dengan menyertakan permintaan, saran, atau tindakan yang diharapkan.
7. Closing Salutation (Salam Penutup)
Surat bisnis biasanya diakhiri dengan salam penutup formal, yang diikuti dengan tanda koma, contohnya:
- Respectfully yours,
- Respectfully,
- Sincerely,
- Yours sincerely,
- Thank you,
Salam penutup ini kadang membuat kita bingung. Misalnya arti sincerely yours, nah itu artinya bukan “betul-betul punyamu” ya. Kamu bisa pelajari arti dan penggunaannya di sini : Arti Sincerely, Salam Penutup Surat dalam Bahasa Inggris
8. Signature (Tanda Tangan)
Bagian ini ditulis di bagian bawah salam penutup di atas, di mana penulis menyertakan tanda tangan serta nama lengkap dan jabatan di perusahaan. Jika surat dikirim dalam format digital, kamu bisa menandatangani bagian ini dengan tanda tangan digital pula.
9. Attachments (Lampiran)
Terakhir, kamu juga bisa menuliskan lampiran jika ada dokumen lain yang dikirimkan beserta dengan surat tersebut untuk memberikan detail informasi tambahan. Cara penulisannya, kamu cukup menulis “Attachments: [Daftar dokumen].”
Contoh Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Surat bisnis dalam bahasa Inggris dapat ditulis untuk berbagai kebutuhan terkait dengan komunikasi bisnis. Format penulisannya pun tidak selalu sama, melainkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Contoh 1: Product Inquiry
John Smith
Procurement Manager
XYZ Corporation
789 Elm Street
Chicago, IL 60601
[email protected]
(555) 789-1234
January 8, 2023
Emily Davis
Sales Manager
ABC Solutions
456 Oak Avenue
Los Angeles, CA 90001
Dear Emily Davis,
Subject: Inquiry Regarding Product Availability
I hope this letter finds you well. I am writing on behalf of XYZ Corporation, a leading provider of automotive components. I would like to inquire about the availability of a specific product for an upcoming project.
We are in the process of planning a new initiative and have identified that the AutoAssembler 2000 would be an ideal fit for our requirements. Therefore, I kindly request information regarding the availability, pricing, and any potential bulk discounts for the AutoAssembler 2000.
Additionally, it would be greatly appreciated if you could provide details on the estimated delivery time, payment terms, and any applicable warranties or after-sales support for the product. We value quality and reliability, and these factors will play a crucial role in our decision-making process.
Please feel free to contact me directly at (555) 789-1234 or [email protected] if you require any further information or have any questions. I am looking forward to your prompt response.
Thank you for your attention to this matter.
Sincerely,
John Smith
Procurement Manager
XYZ Corporation
Attachment: Company Profile
Contoh 2: Letter of Introduction
Taylor Adams
CEO
Adams Enterprises
123 Main Street
New York, NY 10001
[email protected]
(555) 123-4567
January 9, 2023
Camila Hwang
Marketing Manager
ABC Solutions
456 Oak Avenue
Los Angeles, CA 90001
Subject: Introduction and Partnership Opportunity
Dear Camila Hwang,
I am writing to introduce Adams Enterprises, a leading provider of technology solutions for the manufacturing industry. We have been impressed by the outstanding work and reputation of ABC Solutions in marketing and branding within the technology sector.
We believe that a partnership between our organizations would be mutually beneficial. By combining our strengths, we can enhance our competitive edge, expand our reach, and deliver exceptional value to our respective customers. We envision collaborating on joint marketing campaigns and knowledge sharing initiatives to drive awareness and adoption of our innovative solutions.
I would appreciate the opportunity to discuss this potential partnership further. Please let me know if you are interested, and we can arrange a meeting or conference call at your convenience.
Thank you for considering our proposal. I look forward to the possibility of a fruitful partnership between Adams Enterprises and ABC Solutions.
Yours sincerely,
Taylor Adams
CEO
Adams Enterprises
Cepat Fasih Berbahasa Inggris dengan Belajar Bersama Teacher Asing Cakap
Contoh 3: Thank You Letter
Sarah Thompson
Operations Manager
ABC Enterprises
123 Maple Street
Seattle, WA 98101
[email protected]
(555) 987-6543
January 9, 2023
Michael Johnson
Customer Service Manager
XYZ Solutions
789 Oak Avenue
San Francisco, CA 90001
Subject: Appreciation for Excellent Service
Dear Mr. Johnson,
I am writing to express my heartfelt appreciation for the exceptional service provided by XYZ Solutions. The level of support and commitment demonstrated by your team has been truly outstanding.
From the initial consultation to the final implementation, your team’s professionalism, expertise, and attention to detail have made a significant impact on our projects. Your prompt responsiveness and ability to understand our unique needs have been invaluable to our operations.
I would like to extend my gratitude to each member of your team for their hard work, diligence, and expertise. It is because of their dedication that we have been able to achieve our goals and deliver exceptional results to our clients.
Thank you for the excellent service and for being a trusted partner. We look forward to continuing our successful collaboration in the future.
Yours sincerely,
Sarah Thompson
Operations Manager
Nah, demikianlah penjelasan mengenai surat bisnis dalam bahasa Inggris yang perlu kamu ketahui beserta dengan contohnya. Bagi kamu yang ingin lebih menguasai bahasa Inggris untuk profesional, kamu bisa mengambil kursus Bahasa Inggris untuk Karyawan dan Bisnis di Cakap, lho. Daftar sekarang biar urusan terkait bisnis makin lancar.
Jangan lewatkan juga belajar Bahasa inggris untuk dunia bisnis dari materi berikut, ya!
Belajar Bahasa Inggris untuk Dunia Kerja
