Setelah membahas mengenai beda procurement dan purchasing, Sobat Cakap mungkin sudah mendapat gambaran kenapa banyak perusahaan memisahkan keduanya. Tidak heran jika ada Procurement Staff dan ada purchasing staff yang keduanya berbeda meski sekilas pekerjaannya saling terkait.
Kali ini kita akan membahas lebih lanjut mengenai Procurement Staff, mulai dari pengertian, tugas dan tanggung jawab, fungsi, hingga gaji. Nah, bagi Sobat Cakap yang saat ini masih dalam proses mencari kerja, wajib banget simak artikel ini sampai habis, ya! Siapa tahu procurement dan purchasing adalah karier yang cocok untukmu!
Table of Contents
Apa itu Procurement Staff
Secara umum Procurement Staff adalah karyawan perusahan yang bertanggung jawab dalam bidang procurement atau pengadaan barang/jasa di perusahaan. Ia akan terlibat mulai dari pemilihan vendor hingga membuat strategi untuk pembelian jangka panjang yang paling sesuai dengan perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki pandangan dan kebutuhan yang berbeda terhadap fungi dan tugas Procurement Staff. Beberapa perusahaan memasukkan purchasing ke dalam salah satu tanggung jawab Procurement Staff, sementara perusahaan lain memisahkannya. Nama lain untuk Procurement Staff adalah procurement officer.
Pada sebuah perusahaan, Procurement Staff bisa masuk dalam bagian Operation, Finance, maupun memiliki departemen sendiri yaitu Procurement atau Procurement & Purchasing. Sementara itu, dalam pekerjaan sehari-hari mereka akan banyak berhubungan dan berkolaborasi dengan Finance, Legal, Purchasing, dan Operation.
Tugas dan Tanggung Jawab Procurement Staff
Petugas pengadaan adalah orang yang profesional dalam melakukan pembelian untuk memperoleh produk dan bahan untuk perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas yang dilakukan petugas pengadaan:
1. Mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa
Procurement staff bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan terhadap barang dan jasa perusahaan, terutama yang berkaitan dengan operasional. Dengan mengetahui kebutuhan tersebut, Procurement Staff bisa sekaligus memetakan vendor atau supplier yang sesuai.
2. Melakukan komunikasi dengan vendor dan supplier
Procurement officer akan bertugas untuk menjalin komunikasi dengan berbagai vendor, baru maupun lama. Hal ini untuk menentukan vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta untuk menjalin hubungan bisnis yang baik untuk jangka panjang.
3. Mengelola data terkait pengadaan dan pembelian
Semua informasi penting terkait pengadaan menjadi tanggung jawab Procurement Staff, termasuk data-data pembelian. Hal ini juga penting untuk hubungan jangka panjang dengan vendor atau supplier serta mengelola inventaris barang dan jasa yang dibeli.
4. Menyusun strategi terkait pembelian jangka panjang
Dalam beberapa perusahaan, ada banyak barang atau jasa yang dibutuhkan untuk operasional jangka panjang. Nah, di sini lah Procurement Staff berperan untuk menyiasati bagaimana barang-barang tersebut dapat diperoleh secara efektif dan efisien.
5. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan hukum
Tanggung jawab lainnya adalah memastikan bahwa setiap proses pengadaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan maupun undang-undang. Mereka akan menindaklanjuti kelalaian dan ketidaksesuaian dalam seluruh rangkaian proses pengadaan barang.
Job Description untuk Procurement Staff
Berikut adalah beberapa deskripsi kerja Procurement Staff yang biasanya akan kamu temukan ketika sedang apply kerja di job portal. Hal ini berhubungan dengan pekerjaan sehari-hari posisi Procurement Staff itu sendiri:
- Memantau anggota tim dan tugas departemen pembelian
- Merancang rencana pembelian dan membuat strategi untuk membeli
- Membuat daftar persediaan, bahan, layanan, dan peralatan yang diperlukan
- Menegakkan peraturan pengadaan di dalam perusahaan dan eksternal
- Membandingkan produk dan memilih yang lebih efisien dan hemat biaya
- Meninjau pembelian dan menganalisis pola pembelian dan pengeluaran saat ini
- Matat inventaris dan mengelola level stok saat membeli
- Menyiapkan dan memelihara informasi pembelian dan harga dalam spreadsheet
- Memperbarui nama vendor, lokasi, waktu pengiriman, dan informasi produk
- Menilai dan meneliti vendor potensial untuk bahan baku dan produk
- Membuat pricing sheet, laporan penilaian biaya, dan materi penganggaran
Kembangkan Potensimu dan Jadi Makin Terampil Bersama Cakap Upskill
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Procurement Staff
Dengan segala tanggung jawab utama di atas, tidak heran untuk menjadi procurement pun memiliki kriteria tertentu. Kira-kira apa saja ya skill yang dibutuhkan jika ingin berkarier sebagai Procurement Staff? Check it out!
1. Perhatian terhadap detail
Tujuan dari pengadaan dalam sebuah perusahaan adalah mendapatkan barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Dalam hal ini lah perhatian akan detail sangat penting dimiliki karena mereka adalah orang yang menentu standar kualitas barang/jasa yang diadakan.
2. Negosiasi
Seperti dijelaskan di atas, salah satu tanggung jawab Procurement Staff adalah menjalin komunikasi dengan vendor. Dalam hal ini diperlukan kemampuan negosiasi terkait kualitas, harga, pengiriman, kontrak, dan sebagainya.
3. Berpikir analitis
Hal ini dibutuhkan karena Procurement Staff harus menentukan jenis barang, kualitas, harga, serta menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan. Berbagai pertimbangan yang dilakukan tentunya memerlukan cara berpikir analis agar pengadaan benar-benar efisien.
4. Kepemimpinan
Dalam banyak perusahaan Procurement Staff mungkin akan menjadi orang yang bertanggung jawab atas beberapa bawahan terkait pengadaan dan pembelian. Oleh karena itu skill kepemimpinan juga wajib dimiliki dalam situasi tersebut.
5. Adaptasi
Terakhir, Procurement Staff juga dituntut untuk selalu beradaptasi, baik dengan kondisi perusahaan, maupun perkembangan teknologi. Terutama dengan semakin berkembangnya teknologi di bidang industri dan manufaktur, termasuk dalam supply chain dan procurement.
Gaji Procurement Staff
Berapa banyak yang dihasilkan Procurement Staff akan sangat tergantung pada besar kecilnya perusahaan tempat mereka bekerja, lokasi, serta jenis industrinya. Selain itu, faktor-faktor lain seperti pendidikan dan pengalaman dari karyawan juga kerap dijadikan acuan gaji yang akan diberikan untuk Procurement Staff.
Meski demikian, Procurement Staff umumnya termasuk posisi dengan gaji minimal UMR sesuai kota atau kabupaten domisili perusahaan. Sementara itu, posisi tertinggi untuk jabatan ini, yaitu Procurement Manager bahkan bisa digaji belasan hingga puluhan juta per bulan. Ingat, hal ini masih akan bergantung pada faktor-faktor yang disebutkan sebelumnya.
–
Nah, demikianlah pembahasan lengkap mengenai posisi Procurement Staff atau procurement officer. Sobat Cakap yang tertarik untuk berkarier di bidang ini bisa mulai mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan. Kamu bisa melakukannya dengan mengikuti pelatihan atau melanjutkan kuliah di jurusan terkait seperti supply chain management, finance, dll.
Bagi kamu yang saat ini masih mencari kesempatan baru untuk bekerja, kamu bisa mengambil berbagai kursus sembari menunggu, lho. Cakap Upskill menyediakan berbagai pilihan kursus dalam berbagai bidang yang bisa kamu ambil untung meningkatkan keterampilan. Yuk, cek kursus Cakap Upskill sekarang!
Referensi:
- indeed.com
- iquantum.ai
- climbtheladder.com
Baca juga:
