Sobat Cakap mungkin pernah mendengar istilah Procurement (pengadaan) dan Purchasing (pembelian), baik berhubungan dengan Supply Chain Management maupun tidak. Meskipun banyak yang menganggap keduanya sama, nyatanya Procurement dan Purchasing memiliki perbedaan yang cukup signifikan, lho.
Beberapa hal terkait dengan Procurement dan Purchasing adalah pengadaan dan pembelian bahan baku produk atau alat-alat produksi. Penerapan lainnya adalah pada alat-alat kantor, meja dan kursi, dan sebagainya. Lantas bagaimana perbedaan keduanya dan bagaimana cara kerjanya? Temukan dalam artikel berikut ini, yuk!
Table of Contents
Definisi Procurement dan Purchasing
Procurement merupakan istilah dalam bahasa Inggris yang berarti “pengadaan” dalam bahasa Indonesia, sementara purchasing sendiri berarti “pembelian”. Keduanya tidak hanya berbeda secara harfiah, tetapi juga definisinya secara umum.
Procurement
Secara sederhana Procurement dapat diartikan sebagai upaya atau proses untuk mendapatkan barang atau jasa seperti mesin, penyedia jasa, atau bahan baku sesuai dengan kebutuhan. Cakupan proses pengadaan atau Procurement adalah:
1. Identifikasi kebutuhan bisnis
Proses Procurement dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa dari berbagai business unit sekaligus memetakan Vendor atau Supplier yang relevan.
2. Identifikasi, evaluasi, dan pemilihan Supplier dan Vendor yang sesuai
Setelahnya proses dilanjutkan dengan pemilihan Vendor atau Supplier dengan berbagai pertimbangan, seperti harga, kualitas, after-sale service, risiko, dan sebagainya.
3. Negosiasi kontrak dengan Supplier atau Vendor terpilih
Dalam hal ini beberapa hal yang biasanya diatur dan dibicarakan antara lain adalah harga dan kualitas, syarat dan ketentuan, dan sebagainya.
4. Memulai pembayaran ke Supplier dan menerima pengiriman
Proses pembayaran dimulai dengan merilis Purchase Requisition (PR) sebagai persetujuan internal dan selanjutnya Purchase Order (PO) diturunkan oleh bagian Finance.
5. Mengaudit pengiriman dan memastikan kesesuaian
Pada proses terakhir ini, perusahaan akan menerima lalu menilai dan mengevaluasi kinerja pemasok dan memutuskan apakah hubungan kerjasama akan dilanjutkan.
Purchasing
Purchasing adalah bagian dari Procurement yang merupakan eksekusi transaksi antara perusahaan dengan Vendor atau Supplier dalam pembelian barang atau jasa. Purchasing ini juga terdiri dari beberapa fungsi, yaitu:
1. Melakukan order
Purchasing diawali ketika Purchase Order diserahkan kepada Supplier atau Vendor dan mereka akan mengirimkan invoice dan memproses order pembelian.
2. Melacak pesanan
Selanjutnya, begitu barang atau jasa sudah dipesan, proses dilanjutkan dengan pelacakan pengiriman pesanan.
3. Menerima dan mengaudit pesanan
Merujuk pada syarat dan ketentuan pengiriman di mana barang yang diterima akan dicek kesesuaiannya dengan pesanan dan perjanjian pengiriman.
4. Melakukan pembayaran
Proses pembayaran dilakukan sesuai perjanjian dengan Supplier, bisa sebelum atau setelah pesanan dikirimkan kepada perusahaan.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Setelah melihat definisi serta cakupan di atas, dapat dilihat bahwa antara Procurement dan Purchasing memiliki beberapa perbedaan, yaitu:
| Procurement | Purchasing |
| Kegiatan yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa | Fungsi yang terkait dengan pembelian barang dan jasa |
| Langkah-langkah yang terjadi sebelum, selama, dan setelah pembelian | Proses langsung pembelian komoditas |
| Digunakan dalam lingkungan produksi (proses internal) | Digunakan dalam lingkungan grosir (proses eksternal) |
| Menempatkan lebih penting pada nilai barang daripada biayanya | Cenderung lebih fokus pada harga barang daripada nilainya |
| Mengacu pada serangkaian tugas yang menemukan dan memenuhi kebutuhan | Mengacu pada tugas khusus melakukan pengeluaran |
| Termasuk pengenalan kebutuhan, pengadaan, dan penutupan kontrak | Termasuk pemesanan, percepatan, dan pemenuhan pembayaran |
| Mengikuti pendekatan proaktif untuk menemukan dan memenuhi kebutuhan | Mengikuti pendekatan reaktif untuk memenuhi kebutuhan internal |
| Relasional – berfokus pada menciptakan hubungan Vendor jangka panjang | Transaksional – berfokus pada transaksi daripada hubungan Vendor |
Kembangkan Potensimu dan Jadi Makin Terampil Bersama Cakap Upskill
Berikut adalah penjelasan terhadap beberapa poin perbedaan mendasar antara Procurement dan Purchasing:
1. Perbedaan fungsi
Procurement berfokus pada aspek strategis yang mencakup seluruh proses pengadaan mulai dari menemukan Supplier hingga memaksimalkan kontrak. Sementara Purchasing memiliki fungsi taktis yang diawali dengan memasan dan diakhiri dengan menerima pesanan.
2. Tujuan dan sasaran
Purchasing berfokus pada harga dan pesanan sementara Procurement berfokus pada nilai-nilai seperti mitigasi risiko, kepatuhan kontrak, penghematan biaya, serta hubungan jangka panjang dengan Supplier atau Vendor.
3. Hubungan dengan Supplier
Hal ini sama sekali tidak ada dalam Purchasing karena cenderung bertransaksi pada Vendor dan Supplier yang sudah ditentukan. Sementara dalam Procurement hal ini termasuk salah satu cakupan proses dan bahkan diperlukan strategi khusus untuk hal ini.
4. Evaluasi dan mitigasi risiko
Purchasing bersifat transaksional sehingga tidak berfokus pada identifikasi dan mitigasi risiko. Sementara hal ini sangat dibutuhkan dalam Procurement karena harus mempertimbangkan banyak hal seperti risiko operasional, finansial, bahkan keamanan.
Procurement vs Purchasing
Dalam kebutuhan operasional perusahaan, ada kalanya Procurement dibutuhkan dan ada kalanya Purchasing lebih efisien. Lantas bagaimana cara menentukannya? Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:
1. Waktu
Ketika perusahaan butuh suatu barang atau jasa segera, Purchasing akan lebih tepat digunakan. Dalam hal ini Procurement akan membutuhkan waktu lebih lama karena membutuhkan serangkaian proses seperti memilih Vendor atau Supplier dan negosiasi kontrak.
2. Kuantitas
Jika perusahaan membutuhkan barang dalam jumlah besar, Procurement akan lebih disarankan karena ada proses negosiasi untuk diskon. Selain itu perusahaan juga bisa melakukan identifikasi Vendor dan membuka kesempatan kerjasama berkelanjutan.
3. Penyesuaian
Seringkali perusahaan memiliki ketentuan khusus untuk barang atau jasa yang harus diadakan, dalam hal ini layanan Procurement lebih tepat digunakan. Perusahaan bisa melakukan evaluasi atau negosiasi Vendor dan Supplier untuk dapat memenuhi pesanan sesuai kebutuhan.
4. Harga
Terkadang layanan Purchasing bisa lebih murah karena hanya meliputi transaksi pembelian, sementara Procurement memiliki tahapan dan proses yang lebih panjang. Namun hal ini tidak selalu demikian, karena akan tergantung dengan kondisi pasar dan jenis perjanjian yang dibuat.
5. Hubungan
Purchasing lebih sesuai diterapkan ketika perusahaan sudah memiliki hubungan yang baik dengan satu Vendor. Procurement lebih cocok diterapkan ketika belum memiliki Vendor atau ingin menemukan Vendor dan membuat kerjasama baru dengan Vendor berbeda.
SOP Procurement dan Purchasing
Procurement dan Purchasing merupakan proses yang sangat berkaitan dengan operasional perusahaan. Oleh karena itu, ada regulasi khusus dan standar dalam pelaksanaannya di lapangan. Standar ini biasanya diatur dalam SOP Procurement dan Purchasing yang isinya disesuaikan dengan masing-masing perusahaan.
Berikut adalah beberapa hal yang ada dalam dokumen SOP Procurement dan Purchasing:
- Syarat pengadaan dan pembelian
- Metode pengadaan dan pembelian
- Dokumen dan kontrak
- Penerimaan dan penawaran
- Evaluasi
–
Nah, demikianlah pembahasan mengenai perbedaan Procurement dan Purchasing yang penting untuk diketahui sobat Cakap yang bekerja di bidang operasional. Semoga bisa memberikan gambaran untuk kamu yang saat ini masih dalam tahap mempelajari keduanya, ya.
Pembahasan terkait dunia kerja dan usaha lainnya bisa kamu dapatkan di kelas Cakap Upskill, lho. Ambil kelasnya dan belajar dengan kecepatan dan kapasitasmu sendiri agar bisa memahami materinya lebih baik. Yuk, daftar kelasnya! #SiapaCakapDiaDapat
Referensi:
- zycus.com
- Kissflow.com
Baca juga:
