Contoh Resignation Letter Bahasa Inggris Terbaru yang Profesional

Apa itu Resignation Letter?

Apa sih maksudnya resignation letter itu? Dalam bahasa Inggris, resignation artinya pengunduran diri. Jadi, secara harfiah, resignation letter adalah surat pengunduran diri.

Resignation letter merupakan dokumen yang memberitahukan kepada atasan bahwa kamu akan keluar dari perusahaan, atau dari tanggung jawab yang selama ini kamu eman di suatu organisasi/pekerjaan. Surat ini dapat diberikan dalam bentuk cetak maupun secara digital melalui email, tergantung dari aturan perusahaan.

Dokumen ini berisikan notice mengenai pengunduran dirimu, waktu mengenai kapan tepatnya kamu meninggalkan perusahaan, serta informasi lainnya yang berkaitan dengan pekerjaanmu, seperti jabatan, posisi, dan sebagainya.

Jenis-Jenis Resignation Letter

Resignation letter terbagi atas dua jenis berdasarkan waktu pemberitahuan resign dikirimkan, yaitu one month notice dan two weeks notice. Biar makin paham, simak nih masing-masing penjelasannya.

One Month Notice

One month notice adalah surat pemberitahuan yang diberikan satu bulan sebelum kamu resmi resign atau meninggalkan perusahaan. Tujuannya adalah memberikan atasan waktu lebih untuk mencari pengganti.

Dalam hal ini, kamu dapat berpartisipasi untuk mencarikan pengganti juga. Jika penggantimu bisa didapatkan kurang dari satu bulan, maka kamu dapat ikut serta dalam mengajarkan kepada karyawan baru tersebut mengenai tugas dan tanggung jawab dia nantinya.

Biasanya, one month notice adalah standar pengunduran diri yang diterapkan di sebagian besar perusahaan. Karena satu bulan dianggap waktu paling ideal untuk mempersiapkan semuanya.

Two Weeks Notice

Selain one month notice, ada juga two weeks notice. Seperti namanya, jenis resignation letter ini diberikan dua minggu sebelumnya. Bila dibandingkan one month notice, pemberitahuan ini sifatnya lebih mendadak.

Kecuali kamu memberikan alasan yang benar-benar logis dan darurat, perusahaan bisa saja menolak permintaanmu untuk resign. Namun, biasanya penerapan jenis surat resign ini juga didasarkan pada status. 

Misalnya statusmu magang atau part time, maka tak jarang perusahaan memberikan keluwesan untuk mengirimkan surat pengunduran diri maksimal dua minggu sebelumnya.

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan

Dalam membuat surat pengunduran diri atau resignation letter, kamu perlu memperhatikan beberapa hal penting berikut ini agar tidak menyusunnya secara asal.

1. Diskusi dengan Atasanmu

Sebaiknya, dalam membuat resignation letter kamu mendiskusikannya lebih dulu dengan atasanmu. Bila kamu menceritakan alasanmu sesungguhnya dan dinilai cukup logis, maka mereka pasti akan membantumu.

Atasanmu akan mengerti bagaimana situasi dan performa kerjamu selama ini. Bisa saja atasanmu justru memberikan solusi terbaik yang bisa kamu lakukan terkait dengan alasanmu keluar dari pekerjaan, entah itu gara-gara lingkungan kerja, load pekerjaan, atau masalah pribadi.

2. Menjelaskan Tujuan Resign

Sebelum menyusun resignation letter, usahakan untuk memperjelas alasan sebenarnya mengapa kamu mengundurkan diri. Apapun alasannya, pastikan bahwa kamu sudah yakin dan jangan sampai berubah-ubah.

Tujuan seseorang mengundurkan diri sangat beragam. Bisa karena kondisi kesehatan, pernikahan, perpindahan, dan lain sebagainya. Yang terpenting, alasanmu harus bisa diterima oleh orang lain, ya. 

Baca juga :  Mau Resign? Ini 7 Alasan Berhenti Kerja yang Baik & Masuk Akal

3. Memeriksa Kontrak Kerja

Dalam mempertimbangkan langkah mengundurkan diri, kamu perlu memeriksa kembali regulasi yang tercantum dalam kontrak kerja yang sudah ditandatangani pada awal masa kerja. 

Salah satunya ketentuan mengenai jangka waktu mengundurkan diri, mengacu pada jenis-jenis sebelumnya  yaitu one month notice atau two weeks notice. Selain itu, cek aturan mengenai konsekuensi tertentu bila kamu melanggarnya.

4. Patuhi Peraturan (Notice, Pengembalian Aset dan Delegasi Tugas)

Terkadang saat memulai kerja, perusahaan memberikan beberapa aset sebagai penunjang pekerjaanmu. Misalnya seperti laptop, smartphone, dan sebagainya. Tak jarang aset-aset tersebut perlu dikembalikan ketika kamu mengundurkan diri.

Selain itu, pendelegasian tugas juga perlu diperhatikan. Pastikan kamu mengajari karyawan baru atau penggantimu sampai benar-benar memahami apa yang harus dikerjakan nantinya. 

Di samping itu, perhatikan juga format resignation letter yang baik dan benar. Perhatikan juga cara kamu dalam mengirimkan surat. Hindari mengirim pesan singkat yang terkesan tidak sopan.

5. Update CV dan Linkedin

Jika kamu belum mendapatkan pekerjaan baru saat resign, maka waktu satu bulan sata one notice month adalah kesempatanmu untuk mencari pekerjaan. Untuk itu, perbarui CV, portofolio, serta profil Linkedin. 

Jangan lupa mengaktifkan notifikasi bahwa kamu sedang terbuka untuk pekerjaan (open to work) di Linkedin agar orang lain tahu bahwa kamu sedang mencari pekerjaan baru yang sesuai dengan profilmu. 

Tujuan Resignation Letter

Tujuan dari dibuatnya resignation letter adalah untuk memberikan rincian tentang pemberitahuan tertulis serta dokumentasi tanggal akhir pekerjaan seseorang. 

Pentingnya resignation letter diberikan lebih awal adalah membantu perusahaan, terlebih HRD menyiapkan rincian terkait last day-employment, waktu mencari pengganti, serta berkas-berkas yang diperlukan.

Format Resignation Letter

Dalam resignation letter, terdapat bagian pembuka, isi, serta penutup. Berikut masing-masing penjelasannya:

• Pembuka: Berisi tanggal dibuatnya surat, penerima (termasuk jabatannya), alamat tempatmu bekerja, salam, dan pernyataan pengunduran diri. Tulislah pernyataan dengan jelas dan singkat, disertakan tanggal terakhir bekerja.
• Isi: Di sinilah tempatmu mengutarakan alasanmu mengundurkan diri serta ucapan terima kasih.
• Penutup: Tawarkan kesediaanmu untuk mempermudah kegiatan perusahaan sebelum kamu benar-benar selesai bekerja di tempat tersebut. Lalu, tulislah salam penutup dan namamu di akhir surat.

Contoh Resignation Letter Bahasa Inggris

Resignation letter adalah dokumen resmi yang pembuatannya tidak boleh sembarangan. Terdapat beberapa hal yang tak boleh terlewatkan. Terlebih jika kamu membuatnya dalam bahasa Inggris, pastikan menggunakan bahasa yang baik dan benar, ya.

Karena dokumen ini akan dilihat langsung oleh atasanmu, maka usahakan untuk membuat sebaik-baiknya. Lalu, gimana sih contoh resignation letter dalam bahasa Inggris yang benar? Yuk perhatikan contoh berikut ini!