Dalam rangkaian proses rekrutmen, salah satu dokumen yang akan diberikan rekruter atau HRD adalah offering letter. Singkatnya, offering letter adalah surat yang menjadi pertanda baik dan penentu akan kesepakatan kamu akan bekerja di perusahaan yang kamu lamar tersebut atau tidak. Para pejuang pencari kerja dan fresh graduate tentu harus paham apa saja yang perlu dilakukan ketika kamu mendapatkan surat satu ini, salah satunya adalah bagaimana cara membalas offering letter yang benar.
Nah, kali ini Cakap akan membahas tentang Offering Letter, mulai dari pengertian, fungsi dan manfaatnya, hingga contoh dan cara membalasnya.
Table of Contents
Apa itu Offering Letter
Secara harfiah, dalam Bahasa Indonesia Offering Letter artinya surat penawaran kerja. Dengan kata lain, Offering Letter adalah sebuah surat resmi yang dikirimkan perusahaan kepada calon karyawan untuk memberitahukan bahwa yang bersangkutan diterima.
Perlu diketahui, Offering Letter adalah tahap akhir dari proses rekrutmen sebuah perusahaan. Dengan menerima sebuah Offering Letter artinya kamu telah berhasil lolos dan berhak untuk memperoleh pekerjaan pada posisi yang ditawarkan oleh perusahaan.
Kapan Offering Letter Diberikan?
Offering Letter diberikan ketika kamu sudah melalui semua tahap rekrutmen, umumnya setelah kamu melewati interview HR dan interview user. Kemudian perusahaan menilaimu sebagai kandidat yang cocok untuk mengisi suatu posisi. Setelah menandatangani Offering Letter baru lah kamu akan diproses untuk tahap penandatangan kontrak kerja.
Hal-hal yang ditawarkan dalam Offering Letter, biasanya masih bisa dinegosiasi atau dibicarakan jika memang diperlukan. Kamu juga dapat melakukan negosiasi gaji saat menerima Offering Letter sebelum memutuskan untuk menerima atau menolaknya.
Oleh karena itu, penting untuk memahami segala bentuk penawaran dalam Offering Letter sebelum kamu menandatanganinya dan lanjut ke tahap kontrak kerja karyawan.
Baca juga : Perbedaan Interview User dan HRD, Pelamar Kerja Harus Tahu!
Fungsi Offering Letter
Seperti pengertiannya, fungsi Offering Letter adalah untuk secara resmi memberi tahu calon karyawan bahwa ia diterima untuk bekerja.
Meski demikian, Offering Letter juga berfungsi untuk memberi penjelasan awal terkait hak-hak dan kewajiban karyawan. Dalam hal ini, Offering Letter dapat dimanfaatkan perusahaan untuk menjelaskan apa yang diharapkan dari karyawan dalam posisi tersebut.
Sementara bagi seorang calon karyawan, Offering Letter bermanfaat untuk mengetahui apa saja hak dan kewajibannya selama menjadi karyawan di perusahaan tersebut.
Isi Offering Letter
Offering letter dari tiap-tiap perusahaan tentunya tidaklah sama. Akan tetapi hal-hal umum yang biasanya menjadi isi Offering Letter adalah:
- Jabatan yang ditawarkan
- Jobdesc atau deskripsi pekerjaan
- Penempatan
- Penawaran gaji beserta tunjangan lainnya
- Fasilitas dan benefit lain yang didapat
- Jatah cuti
- Tanggal mulai bekerja
- Tenggat waktu untuk mengembalikan Offering Letter
Contoh Email Offering Letter
Jika Offering Letter dikirimkan lewat email, biasanya akan disertai lampiran untuk ditandatangani secara online maupun cetak yang nantinya dikembalikan pada perusahaan. Pada badan email, hanya akan disampaikan garis-garis besar dari isinya saja secara keseluruhan. Berikut adalah contoh offering letter dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia.
Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia
Kepada Kaisar Chaniago,
Selamat!
Dengan senang hati kami menawarkan Anda untuk bergabung sebagai Content Writer di PT. Kuat Sejahtera, dengan rincian sebagai berikut:
Nama: Kaisar Chaniago
Posisi: Content Writer
Penempatan: Jakarta
Melapor langsung ke: Head of Content
Gaji pokok: Rp4.500.000
Mulai bekerja: 3 Oktober 2022
Silakan ditinjau kembali dokumen penawaran kerja yang terlampir bersamaan dengan email ini. Jika Anda memilih menerima penawaran ini, silakan tandatangani dokumen terlampir pada kolom yang telah disediakan.
Scan dokumen dan kirimkan kembali softcopy-nya dengan membalas email ini paling lambat 2 hari setelah diterima. Selanjutnya, kirimkan hardcopy dokumen yang telah ditandatangani lewat pos untuk ditujukan kepada:
Abdul Frank
PT. Kuat Sejahtera
Jalan Bawang Merah No. 12, Jakarta 12345
Bila Anda masih memiliki pertanyaan terkait penawaran kerja ini, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Terima kasih.
Salam,
Abdul Frank
Human Resource Staff
[email protected]
021 123 456
Contoh Offering Letter Bahasa Inggris
Dear Ms. Dara Chairany,
Congratulations on your offer from spongers.com!
We are delighted to offer you the position of Event Coordinator with an anticipated start date of October 3 2022. You will be working in the Marketing Department and reporting directly to our Marketing Manager, Lady Diana.
As discussed during your interview, please find attached your detailed offer letter. If you choose to accept this offer, please sign, scan, and email your letter to me at [email protected] by September 20 2022.
In the meantime, if you have any questions or concerns, please don’t hesitate to reach out to me, either through email or by contacting me directly at 021 234 567.
We look forward to hearing from you and hope you’ll join our team!
Best regards,
Alda Junia
Hiring Manager
[email protected]
021 234 567
Cara Menjawab Email Offering Letter yang Benar
Setelah mendapatkan Offering Letter, sekarang saatnya untuk membalas atau menjawabnya, nih. Sebelumnya, jangan lupa untuk membaca detail penawaran pada lampiran yang dikirimkan sebelum kamu memutuskan untuk menolak tawaran pekerjaan tersebut, ya.
Contoh Menerima Offering Letter
Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan terlebih dahulu, terutama terkait posisi dan tanggung jawab yang telah disepakati sebelumnya. Selain itu, pastikan juga kamu sudah setuju dengan gaji dan manfaat yang akan kamu terima.
Berikut adalah cara membalas Offering Letter lewat email:
- Sampaikan terima kasih atas penawaran yang diberikan
- Ungkapkan bahwa kamu menerima penawaran tersebut
- Tunjukkan bahwa kamu sudah mengerti tentang semua penawaran dan sebutkan kembali secara singkat
- Sertakan juga kapan kamu siap untuk mulai bekerja
- Lampirkan dokumen penawaran yang sudah kamu tandatangani.
Contoh Cara Membalas Offering Letter Bahasa Indonesia
Kepada Ibu Dara,
Terima kasih atas penawaran kerja yang Ibu berikan sebagai Public Relation Officer di Gulagula Company. Dengan ini saya menyatakan bahwa saya menerima penawaran kerja tersebut dan akan mulai bekerja pada tanggal 3 Oktober 2022, sesuai kesepakatan.
Setelah membaca dan memahami berbagai hal yang disampaikan dalam surat penawaran kerja, saya menyatakan bersedia untuk menerima besaran gaji yang diberikan beserta seluruh manfaat dan fasilitas yang ditawarkan oleh perusahaan.
Sekali lagi saya ucapkan terimakasih atas penawaran kerja yang telah perusahaan Ibu berikan.
Hormat saya,
Claudia Mila
[email protected]
0822 1234 5678
Contoh Cara Menjawab Offering Letter Bahasa Inggris
Dear Ali,
Thank you for taking the time to consider my skills and experience and for giving me the opportunity to be a part of your brilliant team. I’m writing to formally accept your offer for the position of Videographer at Gulagula Company.
My starting salary will be Rp7.000.000 per month, with 12 days of annual leave, as agreed. I understand that health and dental benefits will be available after three months of employment. I’ve included the signed full offer letter you previously provided with this email.
Please let me know if there is anything you require from me prior to that start date, or if there are any documents I should bring on my first day. I’m eager to dig in and get started on October 3, 2022.
Sincerely,
Paula Camila
[email protected]
0819 3456 7890
Cara Menolak Offering Letter
Mendapatkan surat penawaran bukan berarti kamu dapat mempertimbangkan tawaran tersebut dan kamu boleh kok menolaknya. Alasan penolakan yang umum adalah sudah diterima bekerja di tempat lain atau ada penawaran yang tidak selesai disepakati.
Berikut adalah cara menolak Offering Letter yang benar dan sopann:
- Sampaikan terima kasih atas penawaran yang diberikan
- Berikan alasan penolakan yang baik dan singkat
- Ajak untuk tetap terkoneksi dan buka kesempatan untuk bekerjasama di masa depan.
Contoh Cara Menolak Offering Letter Bahasa Indonesia
Yth. Bapak Andika Wijaya
Terimakasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan sebagai Marketing Staff di Gulagula Company. Namun dengan berat hati saya sampaikan bahwa saya telah menerima tawaran pekerjaan dengan posisi yang sama di perusahaan lain.
Saya mendapat pengalaman berharga selama mengikuti proses rekrutmen di perusahaan Bapak. Saya juga berterima kasih atas waktu yang Bapak berikan selama proses rekrutmen berlangsung. Saya harap kita dapat bertemu dan bekerja sama bila memungkinkan dimasa yang akan datang.
Hormat saya,
Kian Egan
[email protected]
0831 0123 4567
Contoh Cara Menolak Offering Letter dalam Bahasa Inggris
Dear Ms. Dara Chairany,
Thank you very much for offering me the position of Marketing Communication at XYZ. I appreciate you taking the time to consider me and for answering so many of my questions about the company and role. While this position seems like a great opportunity, I’ve decided to accept a position at another company.
It’s been a pleasure getting to know you, and I hope that we cross paths in the future.
Sincerely,
Chaka Ayudha
[email protected]
0821 2345 6789
Kesalahan Saat Merespon Offering Letter
Menurut Teuku Ardiansyah, Talent Acquisition & Employer Branding Lead di Cakap, ada beberapa kesalahan yang umum dilakukan saat merespon Offering Letter, yaitu:
Tidak melakukan riset tentang perusahaan
Penting untuk melakukan riset sebelum menandatangani Offering Letter untuk menghindari kamu dari fraud dan juga bisnis ilegal. Selain itu, kamu juga perlu melakukan riset terkait salary apakah sudah sesuai dengan pengalaman dan posisi yang dilamar.
Tidak memperhatikan detail Offering Letter
Wajib bagimu untuk memperhatikan detail-detail seperti nama jabatan, level jabatan, reporting line, hingga salary dan benefit yang diberikan oleh perusahaan. Jangan dulu tanda tangan jika ada salah satu dari hal tersebut yang tidak sesuai dengan pembicaraan sebelumnya.
Hit and Run
Tidak sedikit pelamar kerja yang “kabur” dan tidak dapat dihubungi setelah menerima dan menandatangani Offering Letter. Hal tersebut akan sangat tidak profesional dan kamu berisiko untuk di-blacklist oleh perusahaan sehingga tidak bisa melamar lagi di kemudian hari.
Tidak segera menandatangani Offering Letter
Offering Letter biasanya memiliki batas waktu untuk ditandatangani. Kamu tentunya harus mempertimbangkan banyak hal, namun perhatikan batas waktunya. Jangan sampai saat kamu sudah memutuskan ingin menerima tetapi waktunya sudah habis.
Nah, demikianlah pembahasan mengenai Offering letter, contoh serta cara membalasnya. Semoga bermanfaat bagi kamu yang saat ini sedang mencari pekerjaan atau baru mendapat Offering Letter, ya.
Bagi kamu yang lulus atau sedang mempersiapkan kelulusan, ambil kelas persiapan melamar kerja untuk pemula, yuk! Cari tahu hal-hal apa saja yang harus kamu persiapkan untuk memasuki dunia kerja biar nggak kaget dan kagok nantinya. Yuk, ambil kelasnya di Cakap Upskill sekarang!
Referensi:
– grammarly.com
– thebalancemoney.com
– indeed.com
– resources.workable.com
Baca juga:
