Apa itu Offering Letter? Ini Contoh, Cara Membalas dan Isi Suratnya

offering letter adalah
Photo by RODNAE Productions from Pexels

Offering letter mungkin terdengar asing bagi Sobat Cakap yang baru akan memasuki dunia kreja. Tetapi jenis surat ini penting untuk diketahui oleh para pencari kerja, terutama fresh graduate. Hal tersebut bertujuan agar tidak bingung bila sewaktu-waktu mendapatkan Offering Letter dari sebuah perusahaan ketika mencari kerja. 

Nah, kali ini Cakap akan membahas tentang Offering Letter, mulai dari pengertian, fungsi dan manfaatnya, hingga contoh dan cara membalasnya. 

Table of Contents

Apa itu Offering Letter

Secara harfiah, Offering Letter artinya surat penawaran kerja. Dengan kata lain, Offering Letter adalah sebuah surat resmi yang dikirimkan perusahaan kepada calon karyawan untuk memberitahukan bahwa yang bersangkutan diterima. 

Perlu diketahui, Offering Letter ada tahap akhir dari proses rekrutmen sebuah perusahaan. Dengan menerima sebuah Offering Letter artinya kamu telah berhasil lolos dan berhak untuk memperoleh pekerjaan pada posisi yang ditawarkan oleh perusahaan. 

Kapan Offering Letter Diberikan? 

Offering Letter diberikan ketika kamu sudah melalui semua tahap rekrutmen dan perusahaan menilaimu sebagai kandidat yang cocok untuk mengisi suatu posisi. Setelah menandatangani Offering Letter baru lah kamu akan diproses untuk tahap penandatangan kontrak kerja. 

Hal-hal yang ditawarkan dalam Offering Letter, biasanya masih bisa dinegosiasi atau dibicarakan jika memang diperlukan. Kamu juga dapat melakukan negosiasi gaji saat menerima Offering Letter sebelum memutuskan untuk menerima atau menolaknya. 

Oleh karena itu, penting untuk memahami segala bentuk penawaran dalam Offering Letter sebelum kamu menandatanganinya dan lanjut ke tahap kontrak kerja. 

 

Fungsi Offering Letter

Seperti pengertiannya, fungsi utama Offering Letter adalah untuk secara resmi memberi tahu calon karyawan bahwa ia diterima untuk bekerja. 

Meski demikian, Offering Letter juga berfungsi untuk memberi penjelasan awal terkait hak-hak dan kewajiban karyawan. Dalam hal ini, Offering Letter dapat dimanfaatkan perusahaan untuk menjelaskan apa yang diharapkan dari karyawan dalam posisi tersebut. 

Sementara bagi seorang calon karyawan, Offering Letter bermanfaat untuk mengetahui apa saja hak dan kewajibannya selama menjadi karyawan di perusahaan tersebut. 

Isi Offering Letter

Offering letter dari tiap-tiap perusahaan tentunya tidaklah sama. Akan tetapi hal-hal umum yang biasanya terdapat dalam sebuah Offering Letter adalah:

  • Jabatan yang ditawarkan
  • Jobdesc atau deskripsi pekerjaan
  • Penempatan
  • Penawaran gaji beserta tunjangan lainnya
  • Fasilitas dan benefit lain yang didapat
  • Jatah cuti
  • Tanggal mulai bekerja
  • Tenggat waktu untuk mengembalikan Offering Letter““““““““““““““““““““““““““““`
contoh offering letter
Photo by Andrea Piacquadio

Contoh Email Offering Letter

Jika Offering Letter dikirimkan lewat email, biasanya akan disertai lampiran untuk ditandatangani secara online maupun cetak yang nantinya dikembalikan pada perusahaan. Pada badan email, hanya akan disampaikan garis-garis besar dari isinya saja secara keseluruhan. Berikut adalah contohnya dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. 

Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia       

Kepada Kaisar Chaniago,

Selamat!

Dengan senang hati kami menawarkan Anda untuk bergabung sebagai Content Writer di PT. Kuat Sejahtera, dengan rincian sebagai berikut:

Nama: Kaisar Chaniago

Posisi: Content Writer

Penempatan: Jakarta

Melapor langsung ke: Head of Content
Gaji pokok: Rp4.500.000
Mulai bekerja: 3 Oktober 2022

Silakan ditinjau kembali dokumen penawaran kerja yang terlampir bersamaan dengan email ini. Jika Anda memilih menerima penawaran ini, silakan tandatangani dokumen terlampir pada kolom yang telah disediakan.

Scan dokumen dan kirimkan kembali softcopy-nya dengan membalas email ini paling lambat 2 hari setelah diterima. Selanjutnya, kirimkan hardcopy dokumen yang telah ditandatangani lewat pos untuk ditujukan kepada: 

Abdul Frank

PT. Kuat Sejahtera

Jalan Bawang Merah No. 12, Jakarta 12345

Bila Anda masih memiliki pertanyaan terkait penawaran kerja ini, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Terima kasih.
Salam, 

Abdul Frank

Human Resource Staff
franky@kuatsejahtera.com
021 123 456

Contoh Offering Letter Bahasa Inggris

Dear Ms. Dara Chairany, 

Congratulations on your offer from spongers.com! 

We are delighted to offer you the position of Event Coordinator with an anticipated start date of October 3 2022. You will be working in the Marketing Department and reporting directly to our Marketing Manager, Lady Diana. 

As discussed during your interview, please find attached your detailed offer letter. If you choose to accept this offer, please sign, scan, and email your letter to me at talent@spongers.com by September 20 2022. 

In the meantime, if you have any questions or concerns, please don’t hesitate to reach out to me, either through email or by contacting me directly at 021 234 567. 

We look forward to hearing from you and hope you’ll join our team! 

Best regards, 

Alda Junia
Hiring Manager
talent@spongers.com
021 234 567

Photo by Pixabay

Cara Menjawab Email Offering Letter Profesional

Setelah mendapatkan Offering Letter, sekarang saatnya untuk membalas atau menjawabnya, nih. Sebelumnya, jangan lupa untuk membaca detail penawaran pada lampiran yang dikirimkan sebelum kamu memutuskan untuk menolak tawaran pekerjaan tersebut, ya. 

Contoh Menerima Offering Letter 

Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan terlebih dahulu, terutama terkait posisi dan tanggung jawab yang telah disepakati sebelumnya. Selain itu, pastikan juga kamu sudah setuju dengan gaji dan manfaat yang akan kamu terima. 

Berikut adalah cara menerima Offering Letter lewat email:

  1. Sampaikan terima kasih atas penawaran yang diberikan
  2. Ungkapkan bahwa kamu menerima penawaran tersebut
  3. Tunjukkan bahwa kamu sudah mengerti tentang semua penawaran dan sebutkan kembali secara singkat
  4. Sertakan juga kapan kamu siap untuk mulai bekerja
  5. Lampirkan dokumen penawaran yang sudah kamu tandatangani.
 

Contoh Menerima Offering Letter Bahasa Indonesia

Kepada Ibu Dara, 

Terima kasih atas penawaran kerja yang Ibu berikan sebagai Public Relation Officer di Gulagula Company. Dengan ini saya menyatakan bahwa saya menerima penawaran kerja tersebut dan akan mulai bekerja pada tanggal 3 Oktober 2022, sesuai kesepakatan. 

Setelah membaca dan memahami berbagai hal yang disampaikan dalam surat penawaran kerja, saya menyatakan bersedia untuk menerima besaran gaji yang diberikan beserta seluruh manfaat dan fasilitas yang ditawarkan oleh perusahaan.

Sekali lagi saya ucapkan terimakasih atas penawaran kerja yang telah perusahaan Ibu berikan.

Hormat saya, 

Claudia Mila
claudia@email.com
0822 1234 5678

Contoh Menerima Offering Letter Bahasa Inggris

Dear Alvina,

Thank you for taking the time to consider my skills and experience and for giving me the opportunity to be a part of your brilliant team. I’m writing to formally accept your offer for the position of Videographer at Gulagula Company.

My starting salary will be Rp7.000.000 per month, with 12 days of annual leave, as agreed. I understand that health and dental benefits will be available after three months of employment. I’ve included the signed full offer letter you previously provided with this email.

Please let me know if there is anything you require from me prior to that start date, or if there are any documents I should bring on my first day. I’m eager to dig in and get started on October 3, 2022.

Sincerely, 

Paula Camila
paula@email.com
0819 3456 7890

Contoh Menolak Offering Letter

Mendapatkan surat penawaran bukan berarti kamu dapat mempertimbangkan tawaran tersebut dan kamu boleh kok menolaknya. Alasan penolakan yang umum adalah sudah diterima bekerja di tempat lain atau ada penawaran yang tidak selesai disepakati. 

Berikut adalah cara sopan untuk menolak Offering Letter: 

  1. Sampaikan terima kasih atas penawaran yang diberikan
  2. Berikan alasan penolakan yang baik dan singkat
  3. Ajak untuk tetap terkoneksi dan buka kesempatan untuk bekerjasama di masa depan.
 

Contoh Menolak Offering Letter Bahasa Indonesia

Yth. Bapak Andika Wijaya

Terimakasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan sebagai Marketing Staff di Gulagula Company. Namun dengan berat hati saya sampaikan bahwa saya telah menerima tawaran pekerjaan dengan posisi yang sama di perusahaan lain. 

Saya mendapat pengalaman berharga selama mengikuti proses rekrutmen di perusahaan Bapak. Saya juga berterima kasih atas waktu yang Bapak berikan selama proses rekrutmen berlangsung. Saya harap kita dapat bertemu dan bekerja sama bila memungkinkan dimasa yang akan datang. 

Hormat saya,

Kian Egan
kian@email.com
0831 0123 4567

Contoh Menolak Offering Letter Bahasa Inggris

Dear Ms. Dara Chairany, 

Thank you very much for offering me the position of  Marketing Communication at XYZ. I appreciate you taking the time to consider me and for answering so many of my questions about the company and role. While this position seems like a great opportunity, I’ve decided to accept a position at another company. 

It’s been a pleasure getting to know you, and I hope that we cross paths in the future. 

Sincerely, 

Chaka Ayudha
chaka@email.com
0821 2345 6789

Nah, demikianlah pembahasan mengenai Offering letter, contoh serta cara membalasnya. Semoga bermanfaat bagi kamu yang saat ini sedang mencari pekerjaan atau baru mendapat Offering Letter, ya. 

Bagi kamu yang lulus atau sedang mempersiapkan kelulusan, ambil kelas persiapan melamar kerja untuk pemula, yuk! Cari tahu hal-hal apa saja yang harus kamu persiapkan untuk memasuki dunia kerja biar nggak kaget dan kagok nantinya. Yuk, ambil kelasnya di Cakap Upskill sekarang! 

Referensi: 
– grammarly.com
– thebalancemoney.com
– indeed.com
– resources.workable.com

Baca juga: 

Hilda
Lulusan Sastra Jepang dengan 4 tahun pengalaman menulis kreatif, terutama di bidang edukasi. Senang mencari tahu dan menjelaskannya kembali lewat tulisan.