11 Cara Membalas Email Panggilan Interview yang Baik & Contohnya!

Email Panggilan Interview

Setiap orang yang melamar pekerjaan pasti menanti-nanti panggilan interview yang diberikan oleh perusahaan tempatnya melamar kerja. Undangan atau panggilan interview bisa dikirim lewat berbagai media atau platform, seperti email, WhatsApp, atau pun panggilan melalui surat yang langsung dikirim ke alamat kandidat.

Email panggilan interview sendiri adalah sebuah pesan elektronik yang berisi undangan untuk menghadiri sesi wawancara sebagai bagian dari proses seleksi/rekrutmen. Email ini biasanya berisi informasi penting seputar:

• Tanggal dan waktu interview
• Tempat
• Detail pewawancara
• Instruksi tambahan
• Konfirmasi kehadiran
• Informasi kontak

Tips Membalas Email Panggilan Interview

Ketika akan mengirim balasan email panggilan kerja, ada beberapa detail yang harus disertakan dan perlu diperhatikan. Meskipun respon untuk spesifikasi email bisa berbeda, tergantung situasinya, namun ada beberapa tips yang bisa membantumu menanggapi email undangan interview kerja secara profesional dan bijaksana:

(1) Balas dengan Segera

First of all dari cara membalas email panggilan interview yang baik adalah fast response. Usahakan untuk membalas pesan yang kamu terima dengan segera. Akan lebih baik jika kamu membalas email tidak lebih dari 24 jam setelah menerimanya. Fast response akan menunjukkan bahwa kamu excited dan bersungguh-sungguh menanggapi undangan interview.

Meskipun harus membalas email dengan segera, namun bukan berarti kamu harus membalasnya sesaat setelah email tersebut masuk ke inbox mail-mu. Kamu bisa mempertimbangkan waktu-waktu berikut untuk membalas email undangan interview:

• Balas di jam kerja, antara pukul 08.00-17.00
• Hindari menjawab email di akhir pekan
• Kamu bisa membalas email di hari Senin-Jumat

Jika kamu menerima email di akhir pekan atau Jumat sore, kamu bisa membalasnya di Senin pagi. Jangan tunda sampai sore, pastikan kamu sudah mengirim balasan email interview paling lambat tengah hari.

(2) Perhatikan Alamat Penerima Email yang Di-Reply

Sederhana tapi jika sampai tertukar akan sangat berbahaya. Saat kamu akan me-reply, pastikan untuk cek ulang bagian “to”, “cc”, dan “bcc” dalam email yang akan kamu balas. Baca baik-baik alamat emailnya, jangan sampai tertukar dan salah kirim.

Agar lebih aman dan menghindari insiden yang tidak diinginkan, kamu bisa tekan “Reply All” di bagian bawah email. Hal ini akan sangat bermanfaat terutama untuk:

• Memastikan email terkirim ke orang yang tepat
• Memperkenalkan kamu pada manajer perekrutan
• Menghindari salah mengetik alamat penerima email
• Memudahkanmu jika ingin mengecek rangkain informasi wawancara dari awal

(3) Subjek Email 

Subjek email menjadi perihal penting yang tidak boleh dikosongkan apalagi jika kamu sedang menulis email formal. Jika saat membalas email kamu menekan “Replay All” maka otomatis “Subjek” email akan terisi, sehingga kamu tidak perlu mengisi atau mengganti lagi subjek yang sudah ada.

Akan tetapi, jika kamu membalas email secara manual, kamu wajib mengisi bagian subjek. Berikut beberapa contoh subjek email untuk membalas panggilan interview:

• Interview Confirmation – (Name)
• Interview Confirmation – (Job Title) – (Name)
• Interview Change Request – (Job Title) → khusus untuk kamu yang ingin reschedule jadwal interview
• Konfirmasi Interview – (Job Title) – (Name)

(4) Use a Professional Greetings

Cara membalas email HRD untuk panggilan interview selanjutnya adalah mengawali dengan professional greetings. Gunakanlah salam sapa resmi yang klasik digunakan. Baris pertama balasan emailmu bisa berbunyi:

• Dear Mr….
• Dear Mrs…
• Kepada Yang Terhormat….

Jika kamu bekerja di kantor creative dan tidak terlalu mendewakan formalitas, maka sapaan seperti, “Hello …..”, “Nice to meet you …..” bisa jadi alternatif yang dapat digunakan.

(5) Ucapkan Terima Kasih

Tidak hanya di akhir balasan email, ucapkan juga kata terima kasih di awal emailmu. Segera sampaikan penghargaan kamu kepada perekrut karena telah memberimu kesempatan untuk mengikuti wawancara. Hal ini bisa menunjukkan nilai kesopanan, profesionalitas, dan antusiasme.

Berikut beberapa cara yang mungkin bisa kamu gunakan untuk mengucapkan terima kasih:

• Thanks for reaching out
• Thanks for inviting me to an interview
• Thank you for contacting me about ….
• Terima kasih telah menghubungi saya
• Terima kasih telah mengundang saya untuk wawancara
• Terima kasih telah mempertimbangkan saya untuk posisi …..

(6) Nyatakan Kesediaanmu, Fokus pada Tujuan Utama Email

Fokus utama dalam membalas email panggilan wawancara adalah mengkonfirmasi kehadiran atau ketersediaanmu untuk mengikuti interview. Jika kamu tertarik dengan posisi pekerjaan tersebut, kamu bisa mengkonfirmasi kehadiran lengkap dengan rincian wawancara untuk menghindari miss understanding.

Berikut beberapa contoh kalimat cara membalas email bersedia interview:

• Saya bersedia mengikuti wawancara pada tanggal …..
• Saya mengkonfirmasi kehadiran saya untuk mengikuti interview pada ….
• Saya akan menghadiri sesi interview yang diadakan pada….

(7) Tawarkan Reschedule Wawancara Jika Kamu Membutuhkan

Ada kemungkinan jadwal interview yang ditawarkan oleh pihak perekrut tidak sesuai dengan jadwal kamu pada saat itu. Jika hal tersebut terjadi dan kamu benar-benar tidak bisa mengikuti interview pada jadwal yang ditentukan, maka kamu bisa mengajukan permintaan reschedule interview lewat WA atau email.

Ketika perekrut sudah men-setting ulang tanggal interview terbaru sesuai dengan permintaanmu, pastikan kamu bisa mengikutinya dan tidak pernah meminta reschedule ulang. Hal tersebut bisa mempengaruhi kesan mereka kepadamu.

(8) Stay Your Tone Professional

Jaga komunikasi dan gaya bahasamu tetap sopan dan profesional. Hindari penggunaan emoji atau bahasa yang terlalu santai karena kemungkinan besar tidak akan meninggalkan kesan yang baik.

(9) Lampirkan Data/Berkas Jika Dibutuhkan

Baca email panggilan interview dengan seksama sampai akhir. Apabila rekrutmen menyuruhmu melampirkan data/berkas yang dibutuhkan, pastikan kamu menyiapkan dan mengirimkannya lewat email balasanmu. 

Beberapa dokumen yang biasanya dibutuhkan adalah:

• CV
• Portfolio
• Pas foto
• Ijazah atau transkrip nilai

Kamu bisa attached document dalam satu email balasan. Namun, jika kamu lupa melampirkan dokumen yang diminta, jangan panik! Cukup tekan “Reply” lagi, kemudian tambahkan pesan sopan dan permintaan maaf karena lupa melampirkan dokumen.

(10) Tutup dengan Professional Sign-off

Setelah kamu mengucapkan terima kasih untuk mengakhiri balasan email. Maka jangan lupa tutup email dengan salam yang baik dan klasik. 

Kamu bisa menggunakan salam penutup seperti contoh berikut:

• Sincerely
• Regards
• Best Regards
• Hormat Kami
• Salam

Tepat di bawah kata-kata di atas, sertakan namamu. Bila perlu sertakan pula alamat email dan nomor telepon dalam baris terpisah di bawahnya.

(11) Lakukan Proofreading Sebelum Mengirim Email

Cara membalas email panggilan interview yang terakhir adalah lakukan proofread! Jangan langsung klik tombol kirim setelah kamu menulis email. Luangkan waktu untuk membaca dan memeriksa ulang email yang akan kamu kirim untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, tanda baca, penempatan kata, dan kata double.