Contoh Surat Keterangan Kerja, Fungsi dan Strukturnya

Dalam proses dan syarat melamar pekerjaan baru, surat keterangan kerja adalah salah satu dokumen penting yang perlu disertakan. Surat ini biasanya diberikan oleh perusahaan lama guna mendukung skill yang kamu tuliskan dalam resume atau CV.

Menggunakan surat keterangan kerja akan membuat HRD lebih yakin dengan kemampuan yang kamu miliki. Lantas, apa saja yang harus dimasukkan dalam surat keterangan kerja? Lebih jelasnya, yuk simak pengertian, struktur, fungsi dan contohnya di bawah ini.

Pengertian Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah surat yang diterbitkan oleh HRD perusahaan. Surat ini berisikan informasi atau pernyataan mengenai pekerjaan dari karyawan. Biasanya, surat keterangan kerja dibutuhkan untuk melamar pekerjaan di perusahaan lain.

Dengan adanya surat keterangan kerja dari perusahaan lama, recruiter akan lebih yakin akan kemampuanmu, sehingga kemungkinan kamu akan diterima di posisi barumu menjadi lebih besar.

Surat ini juga akan menunjukkan bagaimana performa pekerjaan kamu selama di perusahaan sebelumnya. Hal tersebut akan menjadi pertimbangn recruiter dalam menerima pegawai baru. Untuk itu, kehadiran surat keterangan kerja jangan sampai terlewatkan.

Struktur Surat Keterangan Kerja

Lantas, apa saja yang perlu ada dalam surat keterangan kerja? Pada dasarnya, setiap instansi atau perusahaan memiliki ketentuan tersendiri terkait struktur surat tersebut. Namun, umumnya surat keterangan kerja telah mencakup beberapa hal berikut:

1. Kop Surat Perusahaan

Surat keterangan kerja termasuk dalam surat resmi yang diterbitkan oleh perusahaan. Maka dari itu, bagian kop kepala surat harus ada untuk menunjukkan identitas perusahaan sebelumnya. Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, kontak, alamat, website hingga logo.

2. Perihal

Bagian perihal tidak boleh terlewatkan dalam struktur surat resmi. Perihal umumnya terletak di bawah kop surat untuk menunjukkan tujuan dari pembuatan surat tersebut. Maka dari itu, perihal pada surat tersebut diisi dengan surat keterangan kerja.

3. Informasi Pribadi Karyawan

Setelah bagian-bagian atas terisi, kini saat menuju struktur utama surat, yaitu terkait informasi pribadi karyawan. Informasi ini mencakup nama, posisi serta nomor identitas, biasanya diambil dari NIK (Nomor Induk Kependudukan) yang tercantum di KTP.

Bagian yang satu ini harus dipastikan bahwa data-data yang tertulis di dalamnya sudah benar dan sesuai dengan berkas lain. Misalnya, nama tersebut harus sesuai dengan penulisan di KTP. karana, perlu diingat bahwa identitas merupakan hal yang sangat vital.

4. Isi Utama Surat

masih pada bagian utama surat yaitu berisikan keterangan mengenai kebenaran atau fakta bahwa nama yang tertera di atas merupakan bagian dari karyawan perusahaan atau instansi penerbit.

Sebagai tambahan, kamu juga bisa menyertakan jabatan terakhir dan penilain kinerja saat kamu berada di perusahaan terkait. Hal ini akan membantu recruiter dalam menilai apakah kamu cocok mengisi pekerjaan yang mereka butuhkan.

Penilaian ini umumnya diberikan oleh atasan, sehingga skor yang akan didapatkan valid dan apa adanya, dilihat dari performa pekerjaan saat itu. Kemudian, jangan lupa di bagian akhir surat ditambahkan dengan penutup.

5. Bagian Pengesahan

Sebagai bukti kebenaran akan surat tersebut, maka bagian pengesahan tidak boleh terlewatkan. Pada struktur ini akan diisi dengan tanda tangan dari HRD ataupun pihak berwenang dilengkapi keterangan tempat dan tanggal pembuatan surat.

Selain tanda tangan, biasanya surat resmi akan disertai dengan cap atau stempel logo perusahaan dan dilegalisir. Tanpa adanya tanda tangan maupun cap perusahaan, surat tersebut tidak akan dinyatakan sah.

Tingkatkan Skill-mu dan Jadi Makin Terampil Bersama Cakap Upskill

Fungsi Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja rupanya juga memiliki beberapa fungsi penting lho, tidak hanya sebagai pelengkap dalam melamar pekerjaan baru. Diantaranya sebagai berikut:

1. Melamar Pekerjaan

Fungsi pertama ini yang sudah kita bahas sebelumnya, yaitu sebagai referensi dalam melamar pekerjaan. Dokumen ini menjadi pendukung mengenai riwayat kerja, performa serta skill di perusahaan sebelumnya dan yang telah tertulis di CV.

Dalam surat keterangan kerja, kamu dapat melengkapinya dengan posisi, skill serta penilain yang kamu dapatkan selama bekerja di perusahaan terkait. Sehingga, dengan adanya surat ini, recruiter akan lebih yakin memilihmu dalam posisi baru ini.

2. Mengajukan Beasiswa

Fungsi selanjutnya adalah untuk mengajukan beasiswa. Surat ini biasanya diberikan kepada instansi atau lembaga pemberi beasiswa sebagai salah satu pelengkap persyaratannya. Dalam hal ini, kamu bisa meminta HRD dengan tujuan surat pengajuan beasiswa.

Selain itu, surat keterangan ini juga berfungsi sebagai validasi bahwa kamu seorang karyawan aktif di suatu perusahaan. Contohnya, guru, dosen atau tenaga pendidik lainnya wajib menunjukkan surat tersebut untuk ketika akan melanjutkan studi.

3. Mengambil Dana BPJS Ketenagakerjaan

Salah satu hak karyawan perusahaan adalah mendapatkan dana BPJS ketenagakerjaan. Namun, sebagai syarat pengambilannya, kamu wajib menyertakan surat keterangan kerja resmi yang diterbitkan oleh perusahaan tempatmu bekerja.

Saat akan mengajukan pengambilan dana, pastikan surat keterangan kerja yang kamu miliki sudah dilegalisir secara sah. Melalui surat ini sebagai pelengkap, kamu bisa mengambil 10-30% dana BPJS Ketenagakerjaan meski masih menjadi karyawan aktif.

4. Syarat Meminjam Uang di Bank

Salah satu syarat pengajuan kredit di bank adalah dengan menyertakan surat keterangan kerja sebagai karyawan aktif. Surat ini bertujuan untuk menunjukkan bahwa kamu mampu membayar selama masa cicilan berlangsung. Dengan adanya surat tersebut, kamu akan mendapatkan kepercayaan bank dalam meminjam uang.

Manfaat Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja akan memberikan beberapa manfaat pada karyawan, diantaranya sebagai berikut:

Melengkapi syarat administratif perekrutan
Memiliki bukti resmi pengalaman kerja.
Memberikan kemudahan dalam mengurus jaminan sosial.
Sebagai bentuk apresiasi dari perusahaan.