Apa itu HRIS? Pengertian, Fungsi, Tipe, Fitur, & Contoh Aplikasi

hris-adalah

Mungkin istilah HRIS masih terdengar cukup asing bagi masyarakat yang tidak berada dalam ruang lingkup dunia software. Pesatnya kemajuan teknologi memunculkan berbagai tools canggih dan sangat berguna, salah satunya ya HRIS ini. HRIS adalah perangkat lunak yang memiliki sejumlah fitur bermanfaat dan mampu membantu organisasi atau perusahaan lebih efisien melalui penggunaan teknologi.

Nah, berikut ini akan dikupas tuntas tentang pengertian HRIS, fungsi, jenis, fitur, dan contohnya. Biar nggak ketinggalan sedikit pun informasi tentang HRIS, pantengin artikel ini sampai selesai ya!

Table of Contents

Pengertian HRIS?

Kepanjangan HRIS adalah Human Resource Information System, suatu perangkat lunak yang didesain khusus untuk membantu memudahkan bisnis dalam memenuhi kebutuhan inti SDM. Software HRIS adalah salah satu software yang berperan penting bagi perusahaan terutama dalam hal management, human resource reporting, database, rekrutmen, dll.

Menggunakan HRIS juga dapat mengurangi redudansi yang mahal dan dapat menyediakan sumber pengambil keputusan yang cukup kredibel. HRIS mampu menyimpan, mengelola, dan memproses data karyawan perusahaan. Menariknya, database yang disimpan dalam sistem HRIS lebih terproteksi dan mudah diakses serta digunakan. Maka tak heran jika dalam beberapa situasi, HRIS disebut-sebut sebagai database informasi karyawan yang cerdas. 

Manfaat dan Fungsi HRIS

Software HRIS menjadi angin segar dalam proses SDM suatu perusahaan. Pasalnya, software ini memiliki banyak fungsi dan kegunaan bagi perusahaan. Meskipun manfaat HRIS bergantung pada sistem yang dipilih, namun ada beberapa manfaat utama dari software HRIS. berikut penjelasannya:

(3) Mengotomatiskan Pekerjaan Berulang

Fungsi software HRIS adalah melakukan otomasi pekerjaan berulang. Dalam sebuah perusahaan, kamu mungkin akan menemukan beberapa pekerjaan yang sama setiap harinya atau monoton. Nah, dengan HRIS ini, pekerjaan yang berulang setiap harinya, dapat diselesaikan secara otomatis. 

Fitur umum yang terdapat dalam HRIS, seperti otomatisasi, analitik, dan kecerdasan buatan dapat membantu karyawan (misalnya staff HR) dalam mendata kehadiran karyawan, penggajian, dan pekerjaan administratif lainnya. So, software HRIS akan sangat membantu dalam mengurangi waktu kerja intensif bagi karyawan.

(2) Membantu Mengambil Keputusan Berdasarkan Data

Memangnya bisa ya, sebuah perangkat lunak membantu perusahaan mengambil keputusan? Ya tentu bisa dong! HRIS membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data yang tersimpan di dalamnya. Selain itu, beberapa sistem dalam HRIS juga memiliki analitik prediktif, yang dapat membantu para SDM membuat keputusan yang lebih tepat, akurat, dan cepat.

(3) Menjamin Keamanan dan Privasi

Seperti yang sudah dibicarakan di awal, software HRIS adalah tools yang sangat menjamin keamanan dan privasi data dan informasi karyawan. Manfaat ini mungkin akan sulit didapat ketika menyimpan data menggunakan kertas atau spreadsheet, namun dengan HRIS informasi karyawan hanya dapat diakses oleh individu yang berwenang dan bersangkutan. Jadi, karyawan nggak perlu takut lagi kalau sewaktu-waktu datanya bisa bocor dan diakses oleh orang lain.

(4) Meminimalkan Kesalahan

Manfaat software HRIS selanjutnya adalah meminimalkan kesalahan. Seperti kita tahu bahwa pekerjaan di ranah manajemen SDM merupakan pekerjaan administratif yang cukup rentan mengalami kesalahan jika dikelola secara manual. Hadirnya software HRIS ini memastikan perusahaan terhindari dari kesalahan-kesalahan input data yang mungkin terjadi.

Jenis-Jenis HRIS

Jenis-jenis perangkat lunak HRIS tersedia dan ditujukan untuk berbagai kelompok perusahaan, mulai dari UKM hingga perusahaan besar. Di Indonesia sendiri mengenal beberapa jenis software HRIS yang paling banyak digunakan. Berikut daftarnya!

(1) HRIS Tactical

Jenis HRIS yang pertama adalah HRIS Tactical. Software ini membantu para HR departemen dalam mengambil keputusan untuk rekrutmen dan training. Komponen-komponennya meliputi Recruiting Inormation System, Job Analysis, Employe Training and Development System, dll.

(2) HRIS Operational

Jika jenis HRIS sebelumnya digunakan untuk untuk membantu proses rekrutmen, maka HRIS Operational ini dtujukan untuk membantu HR dalam proses operasional sehari-hari. Dalam HRIS Operational ada beberapa komponen penting yang dapat digunakan, seperti Employee Information System, Performance Management Information System, Position, Control System, dll.

(3) HRIS Comprehensive

Nah, jenis software HRIS yang ini juga termasuk yang paling penting dan paling dibutuhkan. HRIS Comprehensive membantu dalam pengelolaan data karyawan yang di dalamnya juga termasuk penggajian, attendance, pelatihan, dll. 

hris-adalah
Photo from Freepik

Beragam Fitur dalam HRIS

Apa saja sih fitur software HRIS? Perangkat lunak ini menawarkan beragam fitur yang bisa dimanfaatkan oleh SDM untuk personalisasi dan solusi terukur. Kendati demikian, perlu diketahui bahwa fitur-fitur dalam setiap HRIS memiliki perbedaan. Berikut ini merupakan beberapa fitur umum dalam HRIS yang meliputi:

(1) Recruitment and Onboarding

Fitur HRIS yang pertama adalah Recruitment and Onboarding. Dalam hal ini, HRIS dapat membantu HR management atau perekrut untuk memindai resume dan CV, melakukan penyaringan kandidat, dll. Fitur HRIS juga dapat membantu SDM melakukan sesi onboarding dengan karyawan baru.

(2) Payroll

Payroll sangat membantu tim HR untuk melakukan otomatisasi payroll dalam pajak, tunjangan, dan gaji karyawan. Fitur ini membantu menghemat waktu dan mengurangi rasio kesalahan. Sehingga, fitur ini membantu HR melakukan payroll dengan lebih fleksibel.

(3) Time, Attendance, and Scheduling

Hal menarik dari HRIS ini adalah memiliki fitur Time yang digunakan untuk mengajukan Time Off atau Over Time. Sedangkan Live Attendance berfungsi bagi karyawan perusahaan untuk melakukan absensi GPS secara live. Fitur Live Attendance ini memudahkan HR dalam mengumpulkan kehadiran karyawan secara valid dan akurat.

(4) Benefits Administration

Benefits Administration merupakan fitur HRIS yang mengatur berbagai macam kegiatan administratif, misalnya mengelola tunjangan, asuransi kesehatan, dana pensiun, dan sebagainya.

(5) Report and Analytics

Fitur umum selanjutnya yang dimiliki oleh HRIS adalah Report dan Analytics. Fitur ini dapat digunakan untuk mengumpulkan semua metrik SDM yang lebih canggih dan membuat data dapat diakses sesuai request. Selain itu, fitur ini juga bisa mengirimkan laporan, peringatan, atau tindakan pada karyawan yang berkepentingan.

Dalam beberapa sistem, HRIS juga bisa digunakan untuk menyampaikan pengumuman penting dari perusahaan untuk karyawan. 

Contoh Sistem HRIS

Salah satu contoh sistem HRIS yang tersedia untuk organisasi atau perusahaan saat ini adalah ADP. ADP menawarkan opsi berdasarkan skala bisnis. Berikut penjelasannya:

(1) ADP Workforce Now

ADP Workforce Now adalah sistem HRIS yang dirancang khusus untuk skala bisnis menengah. Di sini ada platform lengkap yang dapat mengelola sistem penggajian, benefits, waktu, analitik, dan masih banyak lainnya.

(2) ADP Vantage HCM

Untuk ADP Vantage HCM biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan multinasional besar untuk mengelola tenaga kerja mereka. Contoh sistem HRIS yang ini bisa membantu membuat keputusan strategis dan tentunya bisa juga mengelola biaya tenaga kerja dan perputarannya.

(3) ADP Next Gen HCM

Yang terakhir ada ADP Next Gen HCM. Biasanya digunakan oleh pelaku bisnis atau perusahaan yang sedang berkembang pesat. Sistem HRIS ini bisa membantu perusahaan beradaptasi dengan lingkungan dan kebutuhan tenaga kerja yang dinamis.

Contoh Aplikasi HRIS yang Paling Populer

Software HRIS juga sudah banyak dikenal di Indonesia, lho. Beberapa software berikut ini adalah yang paling populer digunakan:

(1) Sapling

Sapling merupakan salah satu contoh aplikasi HRIS yang cukup banyak digunakan. Aplikasi ini cocok untuk perusahaan skala menengah. Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya juga cukup lengkap, Payroll, Time Tracking, dan banyak lainnya.

(2) Talenta

Aplikasi Talenta yang identik dengan logo warna merah ini berbasi cloud yang mana memudahkan HR dan karyawan untuk mengakses aplikasi di mana saja dan kapan saja. Talenta by Mekari ini dibekali dengan fitur-fitur mumpuni, seperti My Payslip, Payroll, Reimburse, dll. 

(3) Uzio

Aplikasi software HRIS yang satu ini sangat mudah digunakan dan harganya juga terbilang sangat terjangkau, lho. Tool yang satu ini juga sudah menggunakan cloud-based yang bisa digunakan oleh bisnis dengan berbagai skala atau ukuran. Fitur-fiturnya meliputi, Employe Onboarding, Attendance, Record Management, dll.

Demikianlah pengertian dan pemaparan lengkap tentang HRIS. Kalau kamu tertarik tentang pengembangan software lainnya, yuk coba ikutan kelas belajar mengembangkan software bagi pemula!

Referensi:
-adp.com
-techtarget.com
-matchr.com

Baca Juga:

Lely
Saya adalah pencinta sastra dan gemar menyelami tulisan-tulisan lama. Saya percaya bahwa “Menulis, menciptakan ide/gagasan, dan berbagi pengetahuan adalah cara untuk tetap ada dalam pusaran sejarah”.