Setiap kantor, hotel, restaurant dan beberapa perusahaan pasti memiliki resepsionis. Biasanya resepsionis adalah orang yang duduk di bangku depan dan menjadi orang pertama kali kamu temui.
Peran resepsionis sangat berarti, karena tanpanya banyak tamu-tamu yang akan kebingungan. Bagi kamu yang sedang belajar mengenal skill hospitality, kamu perlu mengetahui beberapa fakta menarik seputar dunia resepsionis. Check this out.
Table of Contents
Apa Itu Resepsionis?
Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu di suatu perusahaan, hotel, atau kantor. Bahasa Inggris resepsionis sendiri adalah receptionist atau terkadang dikenal juga sebagai front office. Untuk menjadi seorang resepsionis, kamu bisa mengambil kuliah jurusan manajemen perhotelan atau administrasi perkantoran.
Saat kamu berkunjung ke sebuah tempat dan membutuhkan informasi serta arahan, kamu bisa menanyakan semua hal tersebut kepada resepsionis. Karena pada dasarnya, resepsionis adalah penghubung atau jembatan awal antara manajemen perusahaan dan para tamu.
Dimana resepsionis bekerja?
Tidak hanya di perkantoran, seorang resepsionis juga bisa bekerja di tempat lain seperti hotel, tempat penginapan, area lobby kantor, atau kantor lembaga.
Tugas Resepsionis
Selain sebagai penerima tamu, tugas resepsionis adalah melakukan peran administrasi dan peran lainnya yang masih berhubungan dengan tamu. Kira-kira peran apa saja yang diemban seorang resepsionis? Simak ulasan selengkapnya mengenai jobdesk resepsionis berikut ini!
Menerima dan Melayani Tamu
Tugas utama dari seorang resepsionis adalah menerima dan melayani tamu. Setiap tamu yang datang, pasti akan menjumpai resepsionis untuk pertama kali. Meskipun tugas ini terlihat mudah, namun ternyata memiliki skill mumpuni loh.
Pada saat menerima tamu, resepsionis tidak boleh melupakan 3S, yaitu senyum, sapa, dan salam. Hal tersebut akan membuat para tamu nyaman dan memberikan kesan pertama yang baik.
Para resepsionis juga harus belajar menempatkan diri bagaimana berkomunikasi dengan baik, searah, dan bisa dimengerti dengan baik oleh para tamu.
Menerima Telepon
Tugas selanjutnya dari resepsionis adalah menerima telepon. Tidak hanya melayani tamu secara langsung, resepsionis juga menerima pelayanan secara tidak langsung melalui telepon. Pada umumnya, semua panggilan dari kantor berpusat dan diarahkan melalui resepsionis.
Melakukan Tugas Administrasi
Tugas administrasi resepsionis adalah administrasi sederhana yang berhubungan dengan penerimaan tamu dan berkas-berkas. Biasanya, saat masuk ke dalam perusahaan dan berhadapan dengan resepsionis, para tamu akan diminta mengisi buku tamu. Resepsionis harus rutin membuat laporan harian berupa berkas atau surat yang masuk, serta panggilan telepon masuk dan keluar.
Menerima dan Meneruskan Surat
Salah satu tugas resepsionis adalah menerima dan meneruskan surat. Setelah surat sampai di perusahaan, biasanya pendaratan pertamanya adalah post satpam. Barulah dari sini diteruskan kepada resepsionis. Setelah itu resepsionis berkewajiban meneruskan surat tersebut kepada yang berkepentingan.
Resepsionis juga harus memastikan bahwa alamat dan penerima surat sudah benar, agar tidak terjadi kesalahan.
Skill Resepsionis yang Sebaiknya Dimiliki
Mengapa skill resepsionis begitu penting? Pertanyaan tersebut menjadi hal menarik untuk diperbincangkan. Pernahkah kamu membuat analisa sederhana seputar skill yang harus dimiliki seorang resepsionis? Jika dilihat lebih jauh, skill tersebut memanglah seharusnya dimiliki oleh orang-orang kebanyakan, meskipun mereka bukan penggiat hospitality sekalipun.
Lantas, apa sajakah skill resepsionis yang memang relate dengan skill yang sebaiknya dimiliki orang-orang? Temukan jawabannya dalam ulasan berikut ini!
Ramah dan Murah Senyum
Seorang resepsionis tentulah harus ramah terhadap para tamu-tamunya. Selain itu, resepsionis harus menyapa para tamunya dengan senyuman. Kedua hal tersebut adalah skill dasar yang sebaiknya dimiliki oleh orang-orang karena ramah dan murah senyum akan membuat citra seseorang atau suatu perusahaan menjadi dipandang dan juga berkesan.
Memberi Informasi dengan Jelas
Seorang resepsionis haruslah informatif. Artinya, ia harus mampu menerangkan dan menjelaskan suatu hal kepada para tamu dengan jelas dan efisien. Sehingga mereka dapat mengerti dengan mudah apa yang sudah dijelaskan resepsionis.
Nah, skill komunikasi ini merupakan skill yang harus dipelajari dan dimiliki orang-orang agar mereka dapat memberikan pemahaman yang luwes dan diterima dengan baik. Kamu bisa belajar kosakata baru di contoh percakapan bahasa inggris tentang perhotelan dan tourism dari Cakap, ya.
Cepat dan Tanggap
Resepsionis adalah orang yang menjadi garda depan dalam perhubungan tamu dan manajemen perusahaan. Maka dari itu, seorang resepsionis harus cepat, cekatan, dan tanggap. Mereka harus mampu mengenali situasi dan mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
Ulet, Rajin, dan Teliti
Ulet, rajin, dan teliti merupakan hal yang harus dipegang teguh oleh setiap orang, termasuk resepsionis. Kesalahan berupa keteledoran harus dihindari, jangan sampai mereka abai dan tidak teliti dengan hal-hal yang berhubungan dengan tamu, administrasi, dan tanggung jawab lainnya.
Dapat Bekerja Sama dengan Baik
Menjadi seorang resepsionis berarti bekerja dengan banyak orang, mulai dari atasan, rekan kerja sekantor, dan para tamu. Resepsionis harus pandai-pandai bekerja sama dengan berbagai belah pihak agar pekerjaan dan informasi berjalan dengan lancar.
Itulah beberapa penjelasan menarik mengenai resepsionis. Ingin mempelajari skill hospitality lain secara lebih dalam? Kamu bisa mengambil kelas menjadi resepsionis yang baik bersama ahli yang berpengalaman di Upskill Cakap.
Ikuti juga kelas pelatihan prakerja Cakap lainnya atau pilih skill hospitality yang paling kamu minati untuk dipelajari.
Baca Juga:
