Formal Letter: Pengertian, Struktur, dan Contoh Penulisan

formal letter
Photo by Pixabay

Pernahkah kamu menulis surat? Surat seperti apa yang pernah kamu tulis? Surat merupakan salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertentu yang dikirim oleh seseorang kepada penerima surat yang dituju.

Dalam bahasa Inggris, surat dapat terbagi menjadi 2 jenis, formal letter (surat resmi) dan informal letter (surat tidak resmi). Nah, artikel kali ini akan membahas tentang formal letter beserta contoh penulisannya. Simak selengkapnya, ya!

Table of Contents

Formal Letter 

Formal letter atau surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi tertentu untuk keperluan resmi. Karena diperuntukkan untuk keperluan resmi, jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa yang resmi dan memiliki struktur. Biasanya, surat ini dapat berupa undangan resmi untuk rapat, keperluan acara sekolah, keperluan wisuda, dan lain sebagainya.

Perbedaan Formal dan Informal Letter

Formal letter tentunya sangat berbeda dari informal letter baik dari segi kegunaan, struktur, dan penggunaan bahasa. Formal letter memiliki sifat penting sehingga surat ini biasanya dikirim oleh instansi tertentu ke penerima surat untuk urusan penting. Adapun informal letter dikirim oleh individu ke kerabat atau teman untuk urusan pribadi. 

Formal letter juga memiliki tata penulisan yang resmi dan setiap bagiannya memiliki aturan tertentu sedangkan informal letter tidak mengacu pada hal-hal tersebut. Bahasa yang digunakan pada formal letter adalah bahasa baku. Adapun pada informal letter, bahasa yang digunakan bersifat lebih santai dan tidak mengacu pada aturan-aturan tertentu.

Struktur Formal Letter

Tidak seperti informal letter yang bebas penulisannya dan tidak memiliki struktur, formal letter memiliki struktur dalam penulisannya. Berikut adalah struktur yang pada umumnya ada pada formal letter:

  • Date = Tanggal dibuatnya surat tersebut 
  • Addressee = Nama dan alamat penerima surat
  • Opening = Bagian pembuka
  • Content = Isi surat resmi
  • Closing = Salam penutup dan salam hormat dari pengirim
 
Beberapa formal letter berisikan bagian header berupa nomer surat dan jumlah lampiran yang dikirimkan atau banyaknya halaman dari surat tersebut. Namun, hal ini adalah opsional. Kamu cukup memenuhi 5 poin di atas.  
 

Apakah formal letter memerlukan tanda tangan? 

Umumnya surat resmi dibuat dengan persetujuan atasan ditandai adanya tanda tangan atau stempel dari atasan tersebut. Sedangkan untuk jenis surat resmi untuk di sekolah yang dibuat oleh siswa, kamu bisa menuliskan nama pada salam hormat di akhir surat. 

Sudah Tahu Level Bahasa Inggrismu? Ikuti Placement Test Cakap untuk Mengetahuinya!

Contoh Formal Letter

Formal Letter Sekolah

Jakarta, November 19, 2021

No       : 18/Inv/NusaJaya/2021
Attachment : –

Dear Sir or Madam,

Through this letter we announce that we will be holding a celebration of the 30th anniversary of SMA Nusa Jaya  on:

Day/date : Saturday, 29th November 2021.
Time : 04.00 pm – 06.00 pm

You can check the details of the event on our official website www.nusajayahighschool.com. We would be very grateful if you could attend the event. Thank you for your attention.

Sincerely,

The Principal of SMA Nusa Jaya
Nellisa Aninda, M.Pd.

Terjemahan

Jakarta, 19 November 2021

No   : 15/V/2021
Lampiran: –

Yang terhormat Bapak/Ibu,

Melalui surat ini kami mengumumkan bahwa kami akan mengadakan perayaan ulang tahun ke-30 dari SMA Nusa Jaya pada :

Hari/tanggal : Sabtu, 29 November, 2021.
Waktu : 16.00 – 18.00

Detail acaranya dapat dicek di website resmi kami www.nusajayahighschool.com. Kami akan sangat berterima kasih jika Anda bisa menghadiri acara tersebut . Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat saya,

Kepala sekolah SMA Nusa Jaya
Nelissa Aninda, M.Pd.

contoh formal letter
John-Mark Smith

Formal Invitation Letter untuk Meeting

Jakarta, October 6, 2021

No. : 001/BWA/VIII/2021
Subject : Meeting Invitation
To : All the members of HR and Marketing Department

Dear Sir or Madam,

As Halloween day is coming closer, our company will hold a celebration event. It’s a part of our tradition to hold a fun Halloween’s day event to promote our brand. Regarding the matter, we would like to invite you to the meeting which will be held on:

Day/date : Saturday, October 9, 2021
Time   : 01.00 pm – 04.00 pm
Location : Meeting hall 3, Building A
Agenda : Event planning 

We look forward to your presence. Thank you for your attention.

Sincerely,

HR Manager
Thomas Ledger

Terjemahan

Jakarta, 6 Oktober 2021

No. : 001/BWA/VIII/2021
Perihal  : Undangan Rapat
Kepada : Seluruh anggota HR dan Marketing Department

Bapak/Ibu yang terhormat,

Dengan semakin dekatnya hari Halloween, perusahaan kami akan mengadakan acara perayaan. Merupakan bagian dari tradisi kami untuk mengadakan acara hari Halloween yang menyenangkan untuk mempromosikan brand kami. Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin mengundang Anda untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:

Hari/Tanggal : Sabtu, 9 Oktober 2021
Waktu   : 13.00 – 16.00
Tempat : Aula pertemuan 3, Gedung A
Agenda : Perencanaan acara

Kami menantikan kehadiran Anda. Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat saya,

Manajer HR
Thomas Ledger

Kursus Bahasa Inggris di Cakap, Bebas Atur Jadwal Belajar

Formal Invitation Letter untuk Wisuda

Jakarta, August 6, 2021

Dear Sir/Madam,

In connection with the upcoming graduation ceremony phase 2 2021, we would like to invite you to attend the graduation ceremony of Universitas Negeri Jakarta which will be held on:

Date: September 8, 2021
Time: 10 AM – 1 PM
Place: Jakarta Convention Center 

We are waiting for your arrival to celebrate the graduation procession at the Jakarta Convention Center. Thank you for your attention.

Sincerely,

Public Relations team of Universitas Negeri Jakarta

Terjemahan

Jakarta, 6 Oktober 2021

Bapak/Ibu yang terhormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya wisuda tahap 2 tahun 2021, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri wisuda Universitas Negeri Jakarta yang akan dilaksanakan pada :

Tanggal: 8 September 2021
Waktu : 10.00 – 13.00 
Tempat : Jakarta Convention Center

Kami menunggu kedatangan Anda untuk merayakan prosesi wisuda di Jakarta Convention Center. Terima kasih atas perhatian Anda.

Dengan hormat,

Tim Humas Universitas Negeri Jakarta

Dalam membuat formal letter tentunya diperlukan pengetahuan dan perbendaharaan kata yang luas agar bisa menggunakan bahasa yang sesuai. Kamu juga ingin bisa membuat formal letter? Yuk, belajar di kelas bahasa Inggris Cakap. Membuat surat formal dan informal semuanya bisa kamu pelajari di kelas yang menyenangkan. Gabung sekarang! #SiapaCakapDiaDapat

Baca juga: 

Hilda
Lulusan Sastra Jepang dengan 4 tahun pengalaman menulis kreatif, terutama di bidang edukasi. Senang mencari tahu dan menjelaskannya kembali lewat tulisan.

Tips & Trik E-Book

Lancar Bahasa Inggris Tanpa Buang Waktu Bertahun-tahun

Karyawan yang menguasai bahasa asing dapat potensi 10 – 20% gaji lebih besar.

      #SiapaCakapDiaDapat