Kegiatan Onboarding Karyawan Perusahaan dan Tips Menjalankannya

Jika kamu akan memasuki perusahaan baru, kamu pasti akan menjalani proses yang namanya onboarding. Onboarding adalah masa-masa di mana karyawan baru diperkenalkan pada lingkungan pekerjaan. Mulai dari perkenalan proyek hingga rekan kerja.

Sebagai karyawan baru, tentu kamu akan membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri. Karena itulah ada proses onboarding. Dengan begitu, kamu akan lebih mengenal lingkungan kerjamu sebelum memulai pekerjaan sesungguhnya. 

Ada nggak sih tips-tips tertentu yang perlu dilakukan saat onboarding? Nah, untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa itu onboarding dan apa saja yang harus kamu lakukan, simak penjelasannya dalam artikel berikut ini sampai tuntas, ya!

Apa itu Onboarding?

Onboarding adalah serangkaian proses yang bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru pada lingkungan pekerjaan, organisasi, serta pekerjaan mereka. Program onboarding mencakup kegiatan yang memungkinkan karyawan untuk belajar tentang struktur organisasi, budaya, visi dan misi, serta nilai yang dianut oleh perusahaan.

Inti dari pelaksanaan program ini adalah membuat karyawan memahami perannya di dalam perusahaan. Seperti yang kita tahu, kenyamanan karyawan merupakan hal penting yang perlu diperhatikan oleh perusahan.

Adanya program onboarding akan membuat karyawan merasa disambut secara hangat sehingga perusahaan bisa memberikan kesan pertama yang baik saat hari pertama di pekerjaannya. Hal ini dapat menegaskan keputusan karyawan untuk bergabung.

Berapa lama proses onboarding dilakukan? 

Hal ini tergantung perusahaan masing-masing. Namun, umumnya onboarding tidak berlangsung lama hanya dalam beberapa hari hingga karyawan merasa sudah beradaptasi dengan perusahaan dan pekerjaannya. Selanjutnya, karyawan baru tersebut akan melanjutkan masa probation.

Perbedaan Onboarding dan Orientasi Karyawan Baru

Freepik

Sekilas orientasi dan onboarding adalah hal yang sama, padahal kedua istilah ini memiliki makna yang berbeda, lho. Tahukah kamu apa perbedaan onboarding dan orientasi karyawan baru?

Kedua hal ini merupakan bagian integral perusahaan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Perbedaan keduanya terletak pada tujuan spesifiknya. Onboarding adalah proses pengenalan karyawan baru terhadap pekerjaannya.

Sementara itu, orientasi adalah proses pengintegrasian antara karyawan baru dan perusahaan. Tujuan dari diadakannya orientasi fokus pada perkenalan. Sehingga, onboarding sifatnya lebih komprehensif jika dibandingkan orientasi.

Lalu, Apa yang Dimaksud dengan Offboarding?

Jika ada yang namanya onboarding, maka akan ada pula offboarding. Offboarding adalah proses perpisahan secara formal yang ditempuh seorang karyawan sebelum resign dari perusahaan. 

Offboarding dimulai setelah surat pengunduran diri diberikan. Tidak hanya resign, tetapi offboarding juga dilakukan pada karyawan yang habis masa kontrak, putus hubungan kerja, atau pun pensiun.

Salah satu tujuan offboarding adalah memastikan karyawan yang akan keluar tidak lagi memiliki akses terhadap aset perusahaan. Jadi, kalau onboarding dilakukan di awal, maka offboarding akan dilaksanakan pada hari terakhir kamu kerja.

Kegiatan Onboarding

Kegiatan onboarding sebenarnya tidak jauh-jauh dari perkenalan lingkungan perusahaan. Hal ini tentunya sesuai dengan tujuan onboarding sendiri, yaitu membuat karyawan baru lebih mudah beradaptasi dengan perusahaan, termasuk hal-hal di dalamnya.

1. Pra-onboarding

Kegiatan ini dimulai sejak kamu resmi diterima sebagai karyawan baru. Selama pra-onboarding kamu akan mengetahui lebih banyak mengenai informasi tentang hari pertama kerja hingga apa saja dokumen yang perlu kamu siapkan. Jadi, jangan sampai melewatkan setiap informasinya ya!

2. Penyambutan Karyawan Baru

Penyambutan karyawan baru dilaksanakan saat hari pertama kamu masuk kerja. Pada tahap ini, kamu akan berkenalan dan bergabung bersama tim. Perkenalan ini mencakup beberapa hal, dimulai dengan penjelasan mengenai perusahaan, termasuk visi, misi, dan budaya.

Selanjutnya, HR akan memberikan informasi mengenai topik-topik administrasi seperti kehadiran, cuti, waktu istirahat, asuransi kesehatan, dan seluruh kebijakan perusahaan. 

Selain itu, kamu juga akan dijelaskan tentang apa saja fasilitas yang tersedia di dalam perusahaan. Nah, setelah ini kamu akan dikenalkan kepada rekan satu tim, tim divisi lain dan orang-orang di jabatan tertentu. 

3. Orientasi Awal

Pada tahap orientasi awal, kamu akan memulai bersosialisasi dengan anggota tim dan membiasakan diri dengan alat-alat yang akan digunakan selama kamu mengerjakan pekerjaanmu. Selama tahap ini juga, kamu akan dikenalkan dengan tujuan tim dan individu. 

Tenang aja nggak usah gugup, pastinya kamu nanti akan mendapatkan arahan dari senior. Jangan malu juga untuk bertanya dengan rekan yang lain, ya! Justru dalam kesempatan ini kamu harus menunjukkan rasa ingin belajar yang tinggi.

4. Pemberian Latihan

Setelah menjalani perkenalan, kamu akan memulai pelatihan mengenai cara kerja yang akan dilakukan. Mengapa ini perlu dilakukan? Jelas dong, pelatihan ini dilakukan biar kamu nggak bingung nantinya flow pekerjaan yang harus dilalui seperti apa.

Pelatihan ini diawali dengan pemberian tugas dasar dan praktek menggunakan alat-alat yang digunakan oleh perusahaan. Kamu juga akan dilatih untuk berkolaborasi dengan rekan satu tim. Pada kegiatan ini jangan ragu untuk memberikan kontribusi pertamamu. 

5. Pendampingan Masa Transisi hingga Pengembangan

Tahap selanjutnya pada onboarding adalah masa transisi yang ditandai dengan meningkatkan tanggung jawab kamu dalam tugas yang diberikan. Di sini kamu juga akan merasa lebih akrab dengan tim dan pekerjaanmu. Jadi, bisa dikatakan kamu sudah mulai beradaptasi dengan pekerjaan barumu.

Pada tahap ini juga, kualitasmu sebagai karyawan baru lebih diperhatikan. Sejauh mana progress mu terhadap setiap hasil pekerjaanmu, apakah kamu memiliki potensi besar hingga kamu menjalani masa pendampingan. Selama masa pendampingan, setiap kontribusi yang kamu berikan akan ditinjau dan dievaluasi.

Proses Onboarding Karyawan yang Baik

Freepik

Berjalannya proses onboarding tidak hanya perlu diperhatikan oleh karyawan baru saja. Tetapi, HR dan tim terkait juga perlu memahami bagaimana cara menerapkan onboarding yang baik. Untuk itu, beberapa hal berikut ini harus dilakukan selama proses onboarding.

1. Melakukan Tour Perusahaan

Salah satu langkah pertama dalam proses onboarding adalah mengajak karyawan baru berkeliling dan memperkenalkan mereka ke departemen perusahaan. Hal ini dilakukan agar karyawan baru dapat lebih mengenal perusahaan dan divisi mana saja yang berhubungan dengan pekerjaannya.

Selain untuk memperkenalkan divisi, tour perusahaan juga berfungsi sebagai pengenalan karyawan baru kepada karyawan lama. Hal ini membantu menyambut karyawan baru dalam lingkungan perusahaan yang mengedepankan rasa aman dan tenteram dalam hubungan kerja.

2. Menciptakan Suasana Interaktif

Hal lain yang perlu dilakukan adalah menciptakan komunikasi interaktif antara karyawan baru dan karyawan lama di perusahaan selama proses onboarding. Anda dapat melakukan ini dengan membuat program layaknya workshop yang menjelaskan tentang perusahaan.

Dengan begitu, karyawan baru memiliki tempat untuk melakukan tanya jawab kepada karyawan lama yang terkait dengan perusahaan dan tugas-tugasnya. 

Yang tak kalah penting adalah memperkenalkan karyawan baru dengan acara-acara rutin yang biasa diselenggarakan perusahaan. Misalnya, sharing session setiap dua minggu sekali,

3. Memberikan Beban Kerja yang Ringan

Seperti hal-hal baru lainnya, karyawan baru juga mengalami fase transisi dan masih perlu banyak belajar dan bimbingan. Itulah mengapa penting untuk tidak menawarkan beban kerja yang terlalu tinggi kepada karyawan baru.

Hal ini dimaksudkan untuk membiasakan karyawan baru dengan tugasnya terlebih dahulu, dengan begitu mereka lebih mudah beradaptasi dengan pekerjaannya. Hal ini juga dilakukan untuk meminimalisir kesalahan akibat human error.

Karena seperti yang kita ketahui bersama, karyawan baru masih membutuhkan bimbingan untuk melakukan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

4. Mengajak Karyawan Baru untuk Berdiskusi

Semakin banyak percakapan yang dimiliki karyawan baru, semakin cepat karyawan baru tersebut dapat menyerap apa yang telah mereka pelajari. Itulah mengapa penting untuk melibatkan karyawan baru dalam setiap diskusi yang diadakan.

Percakapan ini juga dapat mempererat ikatan antar karyawan, sehingga karyawan baru tidak lagi malu-malu atau ragu untuk bertanya atau bahkan mengajukan ide baru kepada perusahaan.

Onboarding adalah proses yang penting dalam suatu perusahaan. Melalui proses ini, karyawan baru akan lebih mudah untuk beradaptasi. Begitu pula bagi HR, momen ini bisa menjadi salah satu langkah untuk mendekatkan diri dengan karyawan.

Setiap perusahaan tentu ingin menciptakan sumber daya alam yang profesional dan tentunya bisa berkembang. Lantas apa yang harus dilakukan untuk mewujudkan tujuan tersebut? Dapatkan jawabannya dengan mengikuti kursus online bersertifikat dengan topik Strategi Pelatihan dan Pengembangan SDM Karyawan Perusahaan di Cakap Upskill!

Referensi

  • spiceworks
  • bamboohr
  • Exacthire

Baca juga : 

Hilda
Lulusan Sastra Jepang dengan 4 tahun pengalaman menulis kreatif, terutama di bidang edukasi. Senang mencari tahu dan menjelaskannya kembali lewat tulisan.

Pelajari Sales & Marketing, Leadership, Hingga Customer Service Untuk Tingkatkan Potensi Penjualan

Subcribe untuk Dapatkan Artikel Upskill lengkap.

    Saya bersedia menerima informasi & promosi seputar Cakap

      Saya bersedia menerima informasi & promosi seputar Cakap