Ini Cara Efektif Membuat Minutes of Meeting (MoM)

Salah satu hal penting yang harus diperhatikan apabila suatu perusahaan atau organisasi atau instansi rutin melakukan meeting adalah dengan membuat Minutes of Meeting (MoM). 

Secara garis besar, Minutes of Meeting bermanfaat untuk menjelaskan apa saja hal-hal yang sudah dibahas dalam rapat sekaligus kesimpulan apa saja yang dapat diambil selama meeting berlangsung.

Penjelasan tentang semua pembahasan tersebut tertuang dalam sebuah catatan yang dicatat selama meeting berlangsung. Meski terdengar sederhana karena pekerjaannya hanyalah mencatat, namun sebenarnya mencatat Minutes of Meeting itu cukup sulit, lho! Apalagi sifatnya resmi karena sangat diperlukan oleh manajemen perusahaan. Jika belum punya pengalaman sama sekali, sangat besar kemungkinan kamu akan mendapat kesulitan ketika membuatnya. 

Tertarik mengetahui lebih jauh mengenai Minutes of Meeting? Simak pembahasan lengkapnya di bawah ini. 

Pengertian Minutes of Meeting (MoM) 

Dilansir dari laman Accurate.com sebagaimana yang sudah dikutip dari The Balance Careers, Minutes of Meeting (MoM) didefinisikan sebagai suatu catatan tertulis resmi yang ditulis dengan begitu detail dari suatu kegiatan seperti rapat dan konferensi. 

Sementara itu, Corporate Finance Institute (CFI) mengartikan Minutes of Meeting sebagai suatu catatan yang dibuat dengan tujuan untuk merekam semua poin-poin penting selama meeting berlangsung dan catatan tersebut harus berisi tentang topik yang sudah dibahas, ide apa saja yang diutarakan oleh para peserta rapat, serta kesimpulan apa yang dapat diambil selama meeting berlangsung. 

Senada dengan dengan pengertian tersebut, Glints juga mendefinisikan Minutes of Meeting sebagai teknik merekam diskusi dengan cara sederhana yang dilakukan dalam meeting sebagai pengingat bagi para peserta untuk tiap poin dan kesimpulan yang sudah dibahas dalam meeting.

Barulah setelah meeting usai, catatan tersebut dibagikan kepada setiap anggota yang telah mengikuti rapat supaya tetap dapat mengingat apa saja hal-hal penting yang telah dibahas selama meeting. 

Fungsi dari Minutes of Meeting

Lantas, apa sebenarnya fungsi dari Minutes of Meeting itu sendiri? Berikut beberapa diantaranya:

• Membantu peserta meeting untuk meninjau dan mengevaluasi kembali poin-poin penting apa saja yang dicapai dalam meeting yang telah dilakukan.
• Sebagai pengingat bagi para karyawan atau peserta rapat akan apa yang sudah didiskusikan selama meeting.
• Menjadi panduan bagi para peserta untuk pekerjaan atau program mereka selanjutnya jika sekiranya tidak berjalan seperti yang sudah disepakati.
• Bisa digunakan sebagai lampiran atau dokumen pada laporan keuangan.
• Sebagai tolak ukur bagi perusahaan, organisasi atau instansi tentang pengeluaran anggaran meeting misalnya konsumsi atau transportasi.
• Untuk menginformasikan kepada semua anggota rapat yang berhalangan hadir mengenai apa saja yang sudah dibahas dalam rapat.
• Memastikan hasil meeting dapat terealisasi dengan baik sesuai dengan apa yang tertulis dalam catatan MoM yang sudah disepakati.
• Memberikan deadline yang jelas supaya semua orang bisa tetap sesuai dengan jalur mereka.
• Menjadi sumber informasi bagi para peserta atau stakeholder yang berhalangan hadir.

Jenis Minutes of Meeting Berdasarkan Jenis Meeting

Selain fungsinya, kamu pun harus bisa membedakan jenis-jenis Minutes of Meeting, yaitu:

1. MoM untuk Rapat Resmi

Seperti namanya, maka pembuatan jenis Minutes of Meeting yang satu ini ditujukan untuk meeting yang sifatnya resmi, baku, dan formal. Misalnya saja, meeting dengan klien maupun dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). 

Nah, oleh karena sifatnya resmi, maka susunan tulisan MoM-nya pun harus terstruktur dengan baik, detail, dan pastinya harus dibuat lebih cermat. Umumnya perusahaan sudah menyediakan template serta pedoman resmi untuk penyusunan MoM jenis yang satu ini.

2. MoM untuk Rapat Tidak Resmi atau Informal

Dari namanya saja, bisa dikatakan bahwa jenis MoM yang satu ini tidak resmi alias tidak baku dan tidak formal baik itu dari segi bahasa maupun struktur penulisan penyusunannya. Namun, meski catatan yang dibuat tidak perlu sesuai dengan pedoman yang lengkap oleh karena sifatnya yang informal namun catatan tersebut tetap harus berisi informasi yang akurat dan detail. 

Cara Membuat Minutes of Meeting

Lantas, bagaimana cara membuat Minutes of Meeting (MoM) itu? Simak panduan penyusunan lengkap dan benar-nya di bawah ini.

1. Sebelum Rapat

Butuh persiapan yang tak main-main jika ingin membuat Minutes of Meeting yang sebaik mungkin. kamu harus mempersiapkannya jauh sebelum meeting dimulai. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa kamu bisa tetap fokus pada poin-poin penting apa saja yang harus dibahas sehingga dapat terhindar dari agenda rapat yang tak produktif.

Lalu, apa saja yang harus disiapkan?

Pertama, agenda rapat yang akan dibahas. Pastikan bahwa kamu dan semua orang yang akan terlibat dalam meeting tersebut tahu apa saja agenda meeting yang akan dilaksanakan supaya tak ada waktu yang terbuang sama sekali untuk membahas sesuatu yang tidak perlu. 

Kedua, persiapkan kerangka atau format Minutes of Meeting dengan baik. Biasanya kerangka yang dimaksud haruslah berisi beberapa poin penting berikut:

• Nama perusahaan / instansi / organisasi
• Waktu dan tempat meeting dilaksanakan
• Topik yang akan dibahas dalam meeting
• Tujuan diadakannya meeting
• Jenis meeting
• Peserta yang akan hadir dan pemimpin meeting
• Daftar lembar kehadiran atau absen
• Poin-poin apa saja yang akan dibahas
• Keputusan apa yang sudah disepakati dalam meeting
• Rencana yang akan dilakukan
• Hasil voting selama meeting termasuk juga diantaranya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan beserta jawabannya
• Kapan waktu pertemuan berikutnya akan diadakan
• Catatan tambahan penting lainnya

Sebagai informasi, format atau kerangka-nya tidaklah harus sama melainkan bisa disesuaikan tergantung keperluan masing-masing. 

Ketiga, setelah mempersiapkan kerangka, hal lain yang harus kamu perhatikan adalah dengan mempersiapkan alat-alat tulis yang akan digunakan untuk mencatat selama meeting. Misalnya saja dengan alat tulis sederhana seperti kertas dan pulpen, smartphone, hingga tablet dan laptop. 

Bila misalnya saja kamu memilih memakai gadget maka harap tes dulu apakah gadget yang akan kamu gunakan itu bisa berfungsi dengan baik atau tidak. Sangat disarankan agar memakai alat yang lebih nyaman dan familiar bagi kamu sendiri. 

2. Ketika Rapat Berlangsung

Bagaimana ketika meeting atau rapat sedang berlangsung? 

Pertama, ketika meeting akan segera dilaksanakan, harap pisahkan catatan Minutes of Meeting kamu tersebut ke dalam beberapa kategori dengan jelas. Kategori-kategori yang dimaksud adalah seperti poin diskusi, keputusan yang diambil, tugas, serta langkah-langkah selanjutnya. 

Kedua, buat kategori Minutes of Meeting tersebut dalam bentuk template supaya lebih mudah diisi. Biasanya perusahaan besar sudah punya template mereka sendiri. 

Ketiga, siapkan lembar kehadiran semua orang yang akan hadir dalam rapat. Harap pastikan bahwa nama semua anggota yang akan hadir sudah terdaftar. Selama rapat, catat siapa saja yang hadir dalam rapat dan siapa saja yang berhalangan hadir. Begitu pentingnya kehadiran ini sehingga mengenal baik tiap peserta meeting yang hadir sangatlah penting bagi kamu sebagai pencatat. Dengan mengenal baik semua peserta meeting yang hadir maka kamu pun bisa mengetahui siapa saja nantinya yang berbicara selama meeting.

Keempat, catat waktu dimulainya meeting dengan cermat. Begitu juga ketika sudah selesai, kamu pun tak boleh lupa mencatat waktunya. 

Kelima, dalam menulis ide tiap peserta dalam Minutes of Meeting, cukup tuliskan ide utama atau garis besarnya. Tak usah menuliskan tiap komentar peserta meeting-nya. Jangan lupakan juga tulis siapa pencetus ide tersebut. 

Selain itu, bila memang ada sesi tanya-jawab dalam meeting, harap cantumkan juga siapa penanya dan penjawabnya. Kesimpulannya, tiap ide ataupun masukan haruslah ditulis dengan lengkap berikut siapa yang mencetus ide tersebut. 

Keenam, buat tulisan catatan kamu itu dalam format yang singkat, padat, serta koheren satu dengan yang lainnya. Jangan masukkan interpretasi kamu ke dalamnya karena tugas kamu hanyalah menulis apa saja yang dibahas dalam meeting. Kesimpulannya, dalam menulis MoM ini kamu tak boleh bias dan harus tetap objektif. 

3. Selesai Rapat

Lalu setelah selesai rapat, apa yang harus kamu lakukan sebagai pencatat Minutes of Meeting? 

Pertama, jangan lupa penyebutan nama perusahaan atau organisasi hingga jabatan masing-masing peserta meeting, jenis meeting serta tujuan diadakannya meeting tersebut pada baris-baris atas Minutes of Meeting.

Kedua, cantumkan juga daftar peserta meeting yang bisa ikut dan siapa yang memimpin meeting.

Ketiga, dalam membuat MoM, harap pastikan bahwa catatan kamu sudah akurat dan lengkap. Segera tanyakan kepada peserta rapat jikalau ada pertanyaan untuk meninjau kembali catatan kamu tersebut. 

Keempat, baca ulang hasil catatan MoM kamu sebelum mencari tahu apakah memang terjadi salah eja dan lain-lain. kamu juga bisa meminta bantuan dari peserta untuk turut memeriksa apabila misalnya ada poin dalam catatan yang tertinggal. 

Kelima, setelah dirasa catatannya telah lengkap dan benar-benar akurat, maka langkah terakhir yang harus dilakukan adalah dengan menyerahkan hasil MoM tersebut kepada orang atau pihak yang bertanggung jawab mengadakan rapat. 

Keenam, barulah hasil meeting dibagikan kepada semua peserta meeting. Pastikan bahwa hasilnya dapat diakses oleh semua orang yang berkepentingan. Dalam menyebarkan catatan Minutes of Meeting, biasanya para sekretaris atau administrator akan menggunakan berbagai tools tertentu atau bisa juga yang paling umum seperti email.

Contoh Minutes of Meeting

Berdasarkan pada beberapa literatur, berikut akan dicantumkan dua buah contoh Minutes of Meeting supaya kamu lebih paham mengenai hal ini.

Contoh 1, dalam bentuk template resmi dari perusahaan

Contoh 2, bisa juga menggunakan contoh sederhana seperti yang dicantumkan di bawah ini.

Minutes of Meeting Tim Marketing
PT Cerdas Digital Nusantara – Oktober 2022

Nama perusahaan: PT Cerdas Digital Nusantara
Tanggal: 8 Oktober 2022
Waktu meeting: 09.00 WIB – 11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lt 1, Gedung PT Cerdas Digital Nusantara, Jl. Makaliwe Raya No.36 – 37, RT.2/RW.5, Grogol, Kec. Grogol petamburan, Kota Jakarta Barat, DKI Jakarta
Tujuan pembahasan: Strategi Marketing Q1 2023
Jenis meeting: Formal
Peserta yang hadir: Margarita (Chief Growth Officer), Marla (Head of Marketing), Dodi (Marketing Manager), Desi (Marketing Staff)
Pimpinan meeting: Marla

Poin-poin yang dibahas: 

• Mengevaluasi strategi marketing tahun sebelumnya
• Hasil riset perkembangan bisnis kompetitor
• Presentasi strategi marketing terbaru (Ads, SEO, Tiktok,dll) dan budgeting
• Menjelaskan rencana pembuatan produk baru

Keputusan yang telah disepakati:

• Menentukan strategi marketing dan budgeting yang sesuai.
• Menyiapkan bahan-bahan atau materi tambahan untuk produk baru yang akan dilaunching di Q1 2023.

Waktu pertemuan berikutnya: 28 Januari 2023

Upgrade Skill Microsoft Word Kamu di Upskill Cakap

Nah, setelah mengetahui betapa pentingnya Minutes of Meeting (MoM) ini dalam suatu meeting, maka sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap pembuatan MoM, hal yang harus kamu lakukan adalah dengan meng-upgrade skill Microsoft Office kamu terutama Microsoft Word. 

Apabila bingung harus belajar dimana, kamu bisa mengikuti kelas Upskill di Cakap. Caranya mudah! Pertama, download aplikasi Cakap lewat App Store dan Play Store di iPhone atau smartphone Android kesayangan kamu. Kedua, install aplikasi tersebut dan registrasi. 

Selanjutnya, pilih kelas yang kamu inginkan dalam hal ini yang berhubungan dengan kelas Upgrade Skill Microsoft Word. Misalnya saja, “Kelas Mahir Menggunakan Microsoft Word untuk Kerja dan Bisnis.” Keempat, setelah membeli kelas Upskill tersebut, kamu pun akan menerima undangan email dalam 1×24 jam. 

Kamu bisa melihat kelas Upskill yang kamu ikuti di menu My Class di akun kamu. Untuk melihat semua kelas yang kamu miliki, tinggal pilih menu “See More” atau “Lihat Semua.” 

Untuk masuk ke kelas yang kamu inginkan, contohnya saja dalam hal ini kelas Microsoft Word, pilih menu “Enter Class” atau “Masuk Kelas” kamu bisa masuk lima menit sebelum kelas dimulai. Jika kamu ingin berbicara langsung dengan pakar atau pembicara di kelas tersebut, tinggal tekan dan tahan icon “Voice Stream” untuk bertanya dan berbicara mengemukakan pendapat kamu. 

Anyway, sebagai informasi, beberapa contoh skill Microsoft Word yang dapat kamu upgrade di “Kelas Mahir Menggunakan Microsoft Word untuk Kerja dan Bisnis” itu adalah seperti:

• Dasar-dasar Microsoft Word
• Cara membuat daftar isi
• Cara membuat dokumen
• Cara mengatur ukuran serta tata letak dokumen
• Cara memformat isi dokumen
• Cara menambahkan gambar atau tabel ke dokumen
• Cara menggunakan fitur-fitur penting lainnya pada Microsoft Word

Demikian pembahasan mengenai Minutes of Meeting. Karena meeting adalah momen untuk menyampaikan laporan, berdiskusi serta menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan maka sangat penting bagi kamu untuk memastikan bahwa Minutes of Meeting yang kamu buat sudah mencakup semua poin penting yang diperlukan dengan menerapkan panduan di atas.