Dalam dunia profesional, selain email dan pesan singkat elektronik, ada salah satu bentuk komunikasi lain yang biasa digunakan yaitu memo. Sobat Cakap mungkin bertanya-tanya apa yang membedakan memo dengan jenis pesan lainnya seperti email atau pesan singkat lainnya. Kali, ini kita akan membahas tentang penggunaan serta contoh memo dalam bahasa Inggris. Yuk, baca penjelasannya!
Table of Contents
Pengertian Memo dalam Bahasa Inggris
Sebelum masuk pada contoh, kita akan membahas terlebih dahulu pengertian memo dalam bahasa Inggris. Kamu juga perlu mengetahui tentang tujuan dibuatnya sebuah memo, terutama dalam konteks profesional dan perusahaan.
Memo adalah singkatan dari memorandum, yaitu pesan singkat dan dapat tertulis yang dibuat tanpa menyertakan detail yang tidak perlu. Biasanya memo digunakan secara profesional ketika berkirim pesan untuk informasi krusial yang ditujukan pada satu atau beberapa orang tertentu.
Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting atau menyebarkan penyelesaian masalah tertentu. Misalnya ketika ada informasi atau masalah terkait suatu acara, kebijakan, atau sumber daya yang butuh untuk disampaikan atau diselesaikan.
Berikut adalah beberapa alasan atau tujuan dibuatnya sebuah memorandum di perusahaan:
- Memberitahukan pekerja mengenai perubahan kebijakan perusahaan;
- Memberitahu update terhadap project penting;
- Membuat pengumuman tentang perusahaan misalnya seperti promosi dan karyawan baru;
- Memberitahu karyawan bahwa suatu pekerjaan perlu diselesaikan;
- Membuat permintaaan untuk semua karyawan;
- Mengkomunikasikan pesan seperti referensi detail proposal atau rekomendasi.
Sudah Tahu Level Bahasa Inggrismu? Ikuti Placement Test Cakap untuk Mengetahuinya!
Isi dan Struktur Memo dalam Bahasa Inggris
Pembeda utama antara memo dan jenis surat lainnya adalah dari segi isinya yang biasanya lebih to the point tanpa sapaan yang tidak perlu. Selain itu, biasanya memo juga tidak disertai tanda tangan atau detail seperti yang biasanya ada pada surat resmi.
Memo memiliki beberapa jenis format sesuai dengan kebutuhan atau tujuan penulisannya misalnya seperti konfirmasi, hasil, dan permintaan saran atau informasi. Meski demikian, untuk penggunaan profesional, secara umum struktur memo dalam bahasa Inggris adalah:
- Sender (Pengirim)
- Recipient (Penerima)
- Date (Tanggal)
- Subject (Subjek)
- Body (Isi memo)
Sementara itu, untuk memo dalam konteks bisnis dan profesional, struktur memo bahasa Inggris yang berlaku adalah:
- Heading → Nama dan alamat perusahaan seperti yang tertera dalam kepala surat dengan tambahan tulisan “Memorandum” atau “Memo” di bawahnya.
- The recipient → Nama orang dan jabatan atau tim yang menjadi tujuan dikirimkannya memo.
- The sender → Pengirim lengkap dengan nama, jabatan, serta departemen.
- Additional recipient → Pengirim tambahan yang sifatnya tentatif, hanya jika diperlukan.
- The date → Tanggal diterbitkannya memo tersebut.
- The subject → Keterangan singkat tentang isi memo.
- The body or main message → Dimulai dengan tujuan penulisan memo lalu isi atau informasi yang akan disampaikan.
- Attachment → Tambahan file untuk mendukung isi memo jika diperlukan.
Contoh Memo dalam Bahasa Inggris
Setelah memahami penggunaan dan struktur memo di atas, selanjutnya kita akan masuk kepada contoh memo dalam bahasa Inggris. Berikut ini adalah beberapa contoh memo bahasa Inggris yang bisa Sobat Cakap jadikan referensi:
1. Contoh Memo Bahasa Inggris Singkat
MEMORANDUM
To: All the squad on Marketing Division
From: Felicia Wijaya, Chief of Marketing
Date: Jan 2nd, 2023
Subject : Request to attend welcoming event
This is to inform you that our new Head of Brand Communication, Jennifer Hwang, will be welcomed at 4 p.m. on January 3rd, 2023. The welcoming event required all Marketing Division employees to attend as there would be several important announcements. Thank you for your cooperation.
2. Contoh Memo Bahasa Inggris Resmi
Paperplane Inc.
1234 Business Road
MEMORANDUM
DATE: October 23, 2022
TO: All Staff
FROM: Jake Ryan, Director, Product Development
SUBJECT: Launch of Product XYZ
Due to extensive customer feedback, and the results of current testing, I wanted to inform you that Product XYZ will be delayed from its original launch date of November 28th, until Q2 2023.
We are confident that time for additional testing will serve to make XYZ more effective in fighting security breaches that customers are facing. For those customers that you believe will now consider a competitor’s product, the marketing department is developing a promotional offering, which sales reps can share with their customers to help reduce those who will now go to our competitors.
More information about this will be forthcoming from Marketing. Management is also aware that this might impact those sales reps carrying quota for XYZ and this news may impact them adversely. We are prepared to relieve quota on those sales reps who can demonstrate to those customers they have received commitments from their managers.
As disappointing as this news may be, we are confident in our employees, and know the additional time will serve this company well by creating a more successful product.
3. Contoh Memo Bahasa Inggris Tidak Resmi
MEMORANDUM
To: Shania Tan, Social Media Manager
From: Julie Baker, Content Marketing Manager
Date: Jan 2nd, 2023
Subject: Social Media Post Request
I am writing to let you know that our new article, “5 Ways to Start a Healthy Life with YouCan,” has been published. I am hoping you can share it on our social media channel and please notify me if you have posted the content. Thank you.
4. Contoh Memo Bahasa Inggris tentang Perusahaan
MEMORANDUM
DATE: November 23rd, 2022
TO: All Employees
FROM: Emma Johnson, VP, Marketing Department
SUBJECT: Facilities Update
I’m writing to inform you that, over the next few weeks, our kitchen area will be under construction as we re-model.
As our company continues to grow, we feel it necessary to provide more communal dining space, and we are grateful to our facilities team for their hard work in making that happen.
If you have questions or concerns regarding the re-model, you can access the full report here. In the meantime, we are sorry for the inconvenience.
In between the weeks of December 1st – December 31st, please use the kitchen on the second floor if you need a microwave. We will also keep that kitchen stocked per usual with snacks and soda.
Thank you for your cooperation.
Gaji Meningkat 30% dengan Skill Bahasa Inggris, Saatnya Kamu Mulai Belajar
5. Contoh Memo Bahasa Inggris tentang Sekolah
MEMORANDUM
To: All school staff and teachers
From: Damian Wibowo, Headmaster
Date: Jun, 6th 2022
Subject: School Sports Event Announcement
This is an announcement to all school staff and teachers that the annual student sport competition will be held on June 20th, 2022. The sports competition will be held between classes, so each class must choose representatives for each competition. Please be guided and await further announcements in the coming days.
Thank you.
–
Menulis memo dalam bahasa Inggris memerlukan penggunaan kosakata yang efektif dan efisien karena cenderung to the point. Sobat Cakap yang ingin terampil dalam menggunakan kosakata dalam konteks bisnis dan profesional, kamu bisa belajar bahasa Inggris di Cakap, lho. Ada kelas Business English yang bisa kamu ambil untuk kebutuhan tersebut. Yuk, daftar sekarang! #SiapaCakapDiaDapat
Referensi:
- linkedin.com
- blog.hubspot.com
- indeed.com
Baca juga:
